Tổ chức một sự kiện không chỉ là việc sắp xếp địa điểm, âm thanh, ánh sáng rồi mời khách đến. Nó là một chuỗi hoạt động được lập kế hoạch tỉ mỉ, nhằm tạo ra trải nghiệm đáng nhớ cho khách tham dự và giá trị thật cho thương hiệu. Tuy nhiên, rất nhiều sự kiện dù đầu tư không ít thời gian và chi phí lại không đạt hiệu quả như mong muốn. Dưới đây là 5 lỗi phổ biến thường gặp – và cách để bạn tránh khỏi “vết xe đổ” đó.
1. Không xác định rõ mục tiêu sự kiện
Nhiều sự kiện được tổ chức một cách cảm tính: “thấy cần làm”, “cho có phong trào” hoặc “mùa này ai cũng làm”. Khi không xác định rõ mục tiêu – như thu hút khách hàng mới, giới thiệu sản phẩm, tạo nội dung viral, tăng độ nhận diện… – bạn sẽ không thể đo lường hiệu quả, cũng không biết nên đầu tư vào đâu.
👉 Cách tránh: Trước khi lên kế hoạch, hãy đặt một câu hỏi rõ ràng: “Sau sự kiện này, tôi muốn đạt được điều gì?”.
2. Chọn sai đối tượng tham dự
Một lỗi lớn là làm sự kiện mà không “nghĩ đến người đi”. Nếu nội dung, không gian, phong cách chương trình không phù hợp với nhóm khách mời mục tiêu (ví dụ: mời gen Z nhưng tổ chức theo kiểu hội thảo khô khan), họ sẽ không đến – hoặc đến rồi cũng rời đi sớm.
👉 Cách tránh: Vẽ chân dung khách mời thật rõ ràng và xây dựng nội dung phù hợp với họ.
3. Thiếu kế hoạch truyền thông trước – trong – sau sự kiện
Một sự kiện không được truyền thông đúng cách sẽ mất đi 70% hiệu quả. Nhiều đơn vị chỉ tập trung vào tổ chức, mà quên mất “sự kiện chỉ sống được nếu có khán giả”. Không ai biết đến, không ai chia sẻ, không ai nhớ đến – tức là sự kiện đó thất bại.
👉 Cách tránh: Chuẩn bị kế hoạch truyền thông ít nhất 2–4 tuần trước, và đừng quên “truyền thông sau sự kiện” bằng ảnh đẹp, video highlight, feedback khách mời…
4. Quá chú trọng hình thức, thiếu trải nghiệm thực chất
Backdrop hoành tráng, sân khấu đẹp, nhưng nội dung rời rạc, khách mời không có gì để tương tác – thì vẫn là một sự kiện “đẹp mà nhạt”. Người tham dự đi về tay không, không đọng lại cảm xúc hay kiến thức gì, đồng nghĩa bạn mất đi cơ hội xây dựng kết nối lâu dài.
👉 Cách tránh: Thiết kế sự kiện như một “hành trình trải nghiệm”, chứ không chỉ là chương trình một chiều.
5. Không có phương án xử lý rủi ro
Trời mưa, diễn giả đến trễ, mất điện, âm thanh trục trặc… Những tình huống này xảy ra thường xuyên trong thực tế. Nhưng nhiều sự kiện không có kịch bản dự phòng, dẫn đến “vỡ trận” ngay khi có sự cố.
👉 Cách tránh: Luôn chuẩn bị phương án B, tập dượt kỹ, phân công người chịu trách nhiệm rõ ràng.
Một sự kiện tốt không chỉ cần đẹp – mà còn phải đúng, chạm được cảm xúc, và mang lại giá trị thật. Tránh được 5 lỗi trên, bạn đã đi được một nửa chặng đường thành công.
Tác giả : Thanh Huyen