Có lần chúng tôi được mời đến hỗ trợ một chương trình đã chuẩn bị gần xong. Sân khấu đẹp, âm thanh ổn, nhưng khi hỏi mục tiêu của sự kiện là gì, ba người trong ban tổ chức trả lời ba kiểu khác nhau. Buổi đó diễn ra suôn sẻ, nhưng sau đó không ai biết nó có hiệu quả hay không.
Tổ chức sự kiện không chỉ là thuê địa điểm, âm thanh, ánh sáng rồi mời khách. Nhiều chương trình đầu tư không ít công sức nhưng vẫn thành sự kiện thất bại vì những lỗi rất quen thuộc. Dưới đây là năm lỗi Hoàn Vũ gặp nhiều nhất và cách tránh.
Không xác định rõ mục tiêu, gốc rễ của nhiều sự kiện thất bại
Nhiều sự kiện được làm theo cảm tính: thấy cần làm, làm cho có phong trào, hoặc vì mùa này ai cũng làm. Khi không rõ mục tiêu là tìm khách hàng mới, giới thiệu sản phẩm hay tăng độ nhận diện, bạn sẽ không biết đầu tư vào đâu và cũng không đo được kết quả.
Cách tránh: trước khi lên kế hoạch, hãy trả lời một câu: sau sự kiện này, tôi muốn đạt được điều gì. Viết câu trả lời ra, gửi cho mọi người trong ê kíp cùng đọc.
Chọn sai đối tượng tham dự
Một lỗi lớn là làm sự kiện mà không nghĩ đến người đi. Nội dung, không gian, phong cách không hợp với nhóm khách mời thì họ sẽ không đến, hoặc đến rồi về sớm. Ví dụ mời người trẻ mà tổ chức như một buổi hội thảo khô khan.
Cách tránh: vẽ chân dung khách mời thật rõ, từ độ tuổi, công việc đến điều họ quan tâm, rồi thiết kế nội dung cho đúng họ.
Thiếu kế hoạch truyền thông trước, trong và sau
Sự kiện chỉ sống được khi có người biết đến. Nhiều đơn vị dồn hết sức cho khâu tổ chức mà quên truyền thông. Không ai biết, không ai chia sẻ, không ai nhớ thì sự kiện coi như chưa diễn ra.
Cách tránh: chuẩn bị kế hoạch truyền thông từ sớm, vài tuần trước ngày diễn ra tuỳ quy mô. Đừng quên phần sau sự kiện với ảnh đẹp, video tóm tắt và cảm nhận của khách mời.
Nặng hình thức, thiếu trải nghiệm thực chất
Backdrop đẹp, sân khấu lớn, nhưng nội dung rời rạc và khách không có gì để tương tác thì vẫn là một sự kiện đẹp mà nhạt. Khách ra về không đọng lại cảm xúc hay điều gì hữu ích, bạn mất cơ hội xây dựng kết nối lâu dài.
Cách tránh: thiết kế sự kiện như một hành trình trải nghiệm, có điểm đón, điểm nhấn và điểm kết, thay vì chỉ là một chương trình một chiều trên sân khấu. Nếu cần một đơn vị lo trọn từ ý tưởng đến vận hành, bạn có thể xem dịch vụ tổ chức sự kiện của chúng tôi.
Không có phương án xử lý rủi ro
Trời mưa, diễn giả đến trễ, mất điện, âm thanh trục trặc. Những chuyện này xảy ra thường xuyên hơn nhiều người nghĩ. Sự kiện không có kịch bản dự phòng sẽ dễ rối ngay khi có sự cố đầu tiên.
Cách tránh: luôn có phương án B, tổng duyệt kỹ và phân công người chịu trách nhiệm rõ ràng. Bảng dưới là những phương án chúng tôi thường chuẩn bị:
| Rủi ro | Phương án dự phòng |
|---|---|
| Trời mưa với sự kiện ngoài trời | Nhà bạt, mái che, hoặc địa điểm trong nhà thay thế |
| Mất điện | Máy phát dự phòng, tủ điện tách riêng cho âm thanh và màn hình |
| Micro, loa trục trặc | Micro dự phòng bật sẵn, kỹ thuật viên trực suốt chương trình |
| Diễn giả, khách mời đến trễ | Tiết mục hoặc video chèn, MC nắm rõ kịch bản thay thế |
| File trình chiếu lỗi | Bản sao lưu trên nhiều thiết bị, chạy thử trước giờ |
Câu hỏi thường gặp
Lỗi nào khiến sự kiện thất bại thường gặp nhất?
Theo kinh nghiệm của chúng tôi, đó là không rõ mục tiêu. Khi mục tiêu mơ hồ, mọi quyết định sau đó đều khó đúng.
Sự kiện nhỏ có cần phương án dự phòng không?
Có. Sự kiện nhỏ càng dễ bị ảnh hưởng khi có một sự cố, nên ít nhất cần dự phòng micro, điện và nội dung trình chiếu.
Làm sao đánh giá sự kiện sau khi kết thúc?
So kết quả với mục tiêu đặt ra từ đầu, thu thập cảm nhận của khách và rút kinh nghiệm cùng ê kíp ngay khi còn nhớ rõ.
Kết luận
Một sự kiện tốt không chỉ cần đẹp mà còn phải đúng mục tiêu, chạm được cảm xúc và mang lại giá trị thật. Tránh được năm lỗi trên, bạn đã giảm đáng kể nguy cơ có một sự kiện thất bại.
Nếu bạn đang chuẩn bị chương trình và muốn có người đồng hành từ khâu lên kế hoạch, hãy liên hệ Hoàn Vũ hoặc gọi 0964 73 74 73.
Hoàn Vũ nhận trọn gói sân khấu, màn hình, ghi hình, livestream và bán vé.
