Một khách hàng từng chọn một nhà hàng rất đẹp cho buổi tri ân khách hàng. Đến ngày khảo sát, chúng tôi mới thấy trần thấp không dựng được màn hình lớn, nguồn điện chỉ đủ cho đèn trang trí, và cửa vào quá hẹp để đưa thiết bị vào. Cuối cùng chương trình vẫn diễn ra, nhưng phải điều chỉnh rất nhiều so với ý tưởng ban đầu.
Địa điểm tổ chức sự kiện ảnh hưởng trực tiếp đến trải nghiệm của khách, đến việc triển khai ý tưởng và cả chi phí. Chọn đúng thì mọi thứ trơn tru, chọn sai thì nội dung hay đến đâu cũng khó cứu. Dưới đây là những yếu tố Hoàn Vũ luôn xem xét khi cùng khách hàng chọn địa điểm.
Xác định loại hình sự kiện và người tham dự trước khi chọn địa điểm tổ chức sự kiện
Trước khi đi xem địa điểm, bạn cần trả lời rõ ba câu:
- Sự kiện là gì: hội thảo, workshop, tiệc tri ân, ra mắt sản phẩm, đêm nhạc hay team building.
- Ai sẽ tham dự: doanh nhân, người trẻ, nhân viên nội bộ hay đối tác.
- Phong cách cần có: trẻ trung hiện đại, trang trọng chuyên nghiệp, hay tự nhiên thân mật.
Ví dụ, workshop cho người trẻ có thể hợp với một quán cà phê không gian mở hơn là phòng họp khách sạn. Còn nếu sự kiện có phần biểu diễn âm nhạc, bạn cần nơi có sân khấu đủ rộng và cho phép lắp âm thanh đủ công suất.
Sức chứa vừa đủ, không thừa không thiếu
Một sai lầm hay gặp là chọn nơi quá rộng so với số khách thực tế. Hội trường trống một nửa làm không khí loãng hẳn, khách cảm thấy chương trình không thành công dù nội dung tốt. Ngược lại, quá chật khiến khách khó chịu, lối đi bị chắn, nhân viên phục vụ khó di chuyển.
Mẹo nhỏ của chúng tôi là luôn tính dư một ít chỗ cho khách phát sinh, và hỏi địa điểm xem có thể thu hẹp hoặc ngăn bớt không gian khi số khách ít hơn dự kiến.
Vị trí thuận tiện, dễ tìm
Vị trí ảnh hưởng thẳng đến quyết định có đến hay không của khách mời. Nên ưu tiên:
- Nơi dễ tìm, có chỗ đỗ xe ô tô và xe máy đủ rộng.
- Gần trung tâm hoặc gần tuyến giao thông công cộng.
- Với sự kiện kéo dài nhiều ngày, gần chỗ nghỉ và ăn uống.
Với sự kiện cần thể hiện hình ảnh thương hiệu, các khách sạn lớn hay trung tâm hội nghị sẽ giúp tăng sự tin cậy. Với sự kiện ngoài trời, cần xem thêm hướng nắng, nền đất và phương án khi trời mưa.
Cơ sở vật chất và dịch vụ hỗ trợ
Đây là phần nhiều người chỉ hỏi qua loa, nhưng lại là phần chúng tôi kiểm tra kỹ nhất khi khảo sát. Bảng dưới là danh sách chúng tôi hay dùng:
| Hạng mục | Cần kiểm tra |
|---|---|
| Điện | Công suất, vị trí tủ điện, có máy phát dự phòng không |
| Kết cấu | Chiều cao trần, điểm treo, tải trọng sàn cho sân khấu và màn hình |
| Lối vào thiết bị | Cửa, thang hàng, thời gian được phép vận chuyển |
| Âm thanh, ánh sáng có sẵn | Loại gì, có đủ cho chương trình hay cần thuê thêm |
| Tiện ích | Điều hoà, nhà vệ sinh, internet, khu hậu trường, khu tiếp tân |
| Thời gian | Giờ được vào dựng, giờ phải tháo dọn xong |
Địa điểm hỗ trợ càng nhiều dịch vụ, bạn càng đỡ phải tìm bên thứ ba. Phần còn thiếu, như màn hình LED lớn, âm thanh biểu diễn hay sân khấu, có thể bổ sung qua đơn vị tổ chức sự kiện.
Chi phí và chính sách linh hoạt
Không phải cứ đắt là tốt. Khi so sánh các địa điểm, hãy nhìn cả gói: giá thuê đi kèm những dịch vụ gì, chính sách đổi ngày hoặc huỷ, có hỗ trợ kỹ thuật không, thời gian dựng và dọn được tính thế nào. Đừng ngại thương lượng để có gói phù hợp với chương trình.
Câu hỏi thường gặp
Nên đặt địa điểm tổ chức sự kiện trước bao lâu?
Càng sớm càng tốt, nhất là vào mùa cuối năm và các dịp lễ. Đặt sớm còn giúp có thời gian khảo sát kỹ cùng ê kíp kỹ thuật.
Có nên đi khảo sát địa điểm cùng đơn vị kỹ thuật không?
Nên. Kỹ thuật viên sẽ nhìn ra những vấn đề về điện, kết cấu, lối đưa thiết bị mà người không làm nghề dễ bỏ qua.
Sự kiện ngoài trời cần lưu ý gì khi chọn địa điểm?
Cần xem hướng nắng, mặt bằng, nguồn điện và luôn có phương án khi mưa như nhà bạt hoặc địa điểm trong nhà thay thế.
Kết luận
Địa điểm không chỉ là nơi để tổ chức sự kiện mà là một phần trải nghiệm của khách. Hãy chọn như chọn một người đồng hành: phù hợp, đáng tin và giúp chương trình của bạn diễn ra thuận lợi.
Nếu bạn cần người cùng đi khảo sát và tư vấn địa điểm, hãy liên hệ Hoàn Vũ hoặc gọi 0964 73 74 73.
Hoàn Vũ nhận trọn gói sân khấu, màn hình, ghi hình, livestream và bán vé.
