Mười phút trước giờ khai mạc một hội nghị khách hàng, chúng tôi đếm lại và thấy thiếu gần hai hàng ghế. Khách đến đông hơn danh sách. Cả đội phải chạy đi mượn thêm ghế từ khu vực khác.
Nhiều người nghĩ thuê bàn ghế sự kiện là việc đơn giản nhất trong danh sách chuẩn bị. Nhưng với chương trình đông người, bàn ghế thiếu, sai kiểu hay kém chất lượng đều làm hỏng không khí. Dưới đây là bốn kinh nghiệm chúng tôi rút ra để bạn tránh cảnh tiền mất tật mang.
1. Biết rõ số khách tham dự
Bước này quan trọng hơn nhiều người nghĩ. Không quản lý được số khách thì chương trình dễ rối, người đứng người ngồi, trông không ra một sự kiện chỉn chu.
Không chỉ sự kiện lớn, ngay cả tiệc sinh nhật ở nhà cũng cần tính trước. Chúng tôi thường khuyên:
- Chốt danh sách khách mời và xác nhận tham dự trước vài ngày.
- Thuê dư ra một ít so với số khách xác nhận.
- Chuẩn bị vài bộ dự phòng để gần khu vực đón khách.
2. Chọn kiểu dáng bàn ghế phù hợp
Bàn ghế sự kiện bây giờ có nhiều mẫu. Mỗi loại hợp với một kiểu chương trình.
| Loại | Hợp với | Ưu điểm |
|---|---|---|
| Ghế nhựa | Ca nhạc ngoài trời, tiệc đông | Gọn, cơ động, dễ xếp |
| Ghế inox | Tiệc cưới, ra mắt sản phẩm | Chắc, dễ bọc áo ghế |
| Ghế Banquet | Hội nghị, gala ngồi lâu | Tựa lưng êm, trang nhã |
| Ghế Tiffany | Tiệc cưới, sự kiện sang trọng | Dáng đẹp, hợp trang trí |
| Bàn tròn | Tiệc, gala | Khách dễ trò chuyện |
| Bàn chữ nhật | Hội thảo, lớp học | Tiện ghi chép, xếp theo hàng |
Bạn cũng nên để ý màu sắc bàn ghế, khăn trải và áo ghế sao cho hợp với tông trang trí chung. Một chi tiết nhỏ nhưng làm không gian đồng bộ hơn nhiều.
3. Phân công người trực bàn ghế
Với chương trình lớn, bạn nên cử ít nhất một đến hai người lo riêng khu vực bàn ghế. Họ kiểm tra số lượng khi nhận hàng, hướng dẫn khách vào chỗ, và kiểm lại khi trả hàng.
Người trực cũng nên có sơ đồ chỗ ngồi trong tay, nhất là với bàn dành cho khách mời quan trọng.
Sự phân công này giúp bố trí đủ chỗ ngồi, xử lý nhanh khi có ghế hỏng, và tránh thất lạc khi thu dọn. Nhiều trường hợp bị bồi thường chỉ vì không ai đếm lại lúc trả.
4. Chọn đơn vị cho thuê bàn ghế sự kiện đáng tin
Đây là yếu tố quyết định. Làm đúng bước này, ba bước trên nhẹ đi rất nhiều. Một đơn vị đáng tin sẽ:
- Cho bạn xem hàng thực tế trước khi ký.
- Ghi rõ số lượng, mẫu mã, giờ giao, giờ thu và chi phí trọn gói.
- Tư vấn cách sắp xếp, phối màu phù hợp mặt bằng.
- Có người xử lý ngay khi có sự cố trong chương trình.
Khi nhận tổ chức sự kiện trọn gói, Hoàn Vũ tính bàn ghế chung với sân khấu, âm thanh và lối đi, để mặt bằng được sắp xếp hợp lý ngay từ bản vẽ.
Câu hỏi thường gặp
Nên thuê dư bao nhiêu ghế so với số khách?
Tuỳ tính chất chương trình và tỷ lệ khách xác nhận. Thường chỉ cần dư một ít và có vài bộ dự phòng gần lối vào.
Ghế Banquet và ghế Tiffany khác nhau thế nào?
Ghế Banquet có nệm, tựa lưng êm, hợp hội nghị ngồi lâu. Ghế Tiffany dáng thanh, hợp tiệc cưới và sự kiện cần trang trí đẹp.
Có cần kiểm đếm khi trả bàn ghế không?
Có. Kiểm đếm cùng bên cho thuê lúc thu dọn giúp tránh tranh cãi về mất mát, hư hỏng.
Kết luận
Bàn ghế là hạng mục nhỏ nhưng ảnh hưởng trực tiếp đến cảm nhận của khách. Tính đúng số lượng, chọn đúng kiểu, có người trực và chọn đơn vị tin cậy là đủ để bạn yên tâm. Nếu bạn cần thuê bàn ghế sự kiện cho chương trình sắp tới, hãy liên hệ Hoàn Vũ để được tư vấn cách bố trí.
Hoàn Vũ nhận trọn gói sân khấu, màn hình, ghi hình, livestream và bán vé.
