Khi nhận yêu cầu khảo sát, câu chúng tôi hay nghe là "làm sao cho tiết kiệm mà vẫn đẹp". Đó là mong muốn chính đáng. Điều cần làm là xác định rõ tiền nên dồn vào đâu, và chỗ nào có thể bớt mà khách không nhận ra.
Tổ chức sự kiện đi kèm nhiều khoản: địa điểm, sân khấu, âm thanh ánh sáng, truyền thông, nhân sự, quà tặng. Chi nhiều chưa chắc đã tốt. Tiết kiệm chi phí sự kiện là chi đúng, chi khéo và tận dụng nguồn lực. Dưới đây là sáu cách chúng tôi hay gợi ý.
Tiết kiệm chi phí sự kiện bắt đầu từ mục tiêu và ngân sách
Nhiều chương trình tốn kém chỉ vì chưa rõ làm để làm gì. Ra mắt sản phẩm, tri ân khách hàng hay gây quỹ, mỗi mục tiêu cần một cách đầu tư khác.
Mục tiêu rõ thì chiến lược rõ, chiến lược rõ thì chi tiêu chính xác. Bạn sẽ không bị cuốn vào những hạng mục đẹp nhưng không phục vụ mục tiêu.
Bước tiếp theo là lập bảng ngân sách chi tiết và chia hạng mục thành ba nhóm. Khi có phát sinh, bạn biết ngay nên cắt ở đâu mà không ảnh hưởng trải nghiệm chung.
| Nhóm | Hạng mục ví dụ | Khi cần cắt giảm |
|---|---|---|
| Bắt buộc | Địa điểm, âm thanh ánh sáng, giấy phép, an toàn điện | Giữ nguyên |
| Ưu tiên cao | Nhân sự điều phối, MC, truyền thông | Điều chỉnh quy mô, không bỏ |
| Có thì tốt | Photobooth, quà tặng, đồ ăn nhẹ, trang trí phụ | Cắt đầu tiên |
Chi phí từng hạng mục tuỳ quy mô, địa điểm và thời điểm. Vì vậy chúng tôi luôn báo giá theo khảo sát thực tế, tách từng hạng mục để khách hàng tự cân nhắc thêm bớt.
Hợp tác đôi bên cùng có lợi
Không phải khoản nào cũng phải trả bằng tiền. Bạn có thể:
- Tìm nhà tài trợ có cùng nhóm khách hàng mục tiêu
- Hợp tác với đơn vị truyền thông, media partner để trao đổi quyền lợi
- Chọn nhà cung cấp có sẵn thiết bị và nhân sự, để gộp nhiều hạng mục vào một đầu mối
Gộp đầu mối giúp bớt chi phí vận chuyển, lắp đặt và công phối hợp. Quan trọng hơn, khi có sự cố chỉ cần một bên chịu trách nhiệm xử lý.
Linh hoạt địa điểm, thời gian và trang trí
Một vài cách giảm chi phí mà vẫn giữ chất lượng:
- Tổ chức vào ngày thường hoặc ngoài khung giờ cao điểm.
- Chọn địa điểm đã có sẵn âm thanh, ánh sáng, bàn ghế.
- Tận dụng không gian sẵn có như sân trường, văn phòng, studio.
Về trang trí, nhiều đơn vị chi mạnh cho backdrop, standee, booth cầu kỳ nhưng chỉ dùng một lần. Thay vào đó, hãy thiết kế vật phẩm tái sử dụng được, ví dụ banner không in ngày, logo bố cục linh hoạt. Ánh sáng và màn hình LED cũng có thể làm điểm nhấn thay cho đồ vật.
Tập trung vào truyền thông số
Thay vì in hàng loạt tài liệu, thư mời, banner, hãy tận dụng:
- Mã QR để khách xem thông tin chương trình
- Mạng xã hội và email để mời, nhắc lịch
- Video recap, livestream để lan toả sau sự kiện
Hình thức kết hợp trực tiếp và trực tuyến cũng đáng cân nhắc. Bạn giữ quy mô tại chỗ vừa phải mà vẫn đến được nhiều người. Bạn có thể xem thêm các gói tổ chức sự kiện có livestream của Hoàn Vũ.
Câu hỏi thường gặp
Cắt giảm hạng mục nào trước khi thiếu ngân sách?
Hãy cắt nhóm có thì tốt trước, như quà tặng hay trang trí phụ. Âm thanh, ánh sáng và an toàn điện nên giữ vì ảnh hưởng trực tiếp đến trải nghiệm.
Thuê trọn gói có tiết kiệm hơn thuê lẻ không?
Thường tiết kiệm công phối hợp và vận chuyển, nhưng còn tuỳ chương trình. Bạn nên xin báo giá tách từng hạng mục để so sánh.
Livestream có làm tăng chi phí nhiều không?
Tuỳ số máy quay và yêu cầu hình ảnh. Với nhiều chương trình, livestream giúp mở rộng người xem với chi phí hợp lý hơn so với mở rộng địa điểm.
Kết luận
Tiết kiệm chi phí sự kiện không có nghĩa là làm sơ sài. Đó là lên kế hoạch kỹ, tận dụng nguồn lực và đầu tư đúng chỗ. Thành công nằm ở cảm xúc người tham dự mang về, không ở số tiền bỏ ra.
Nếu bạn cần một bảng dự toán tách hạng mục cho chương trình sắp tới, hãy liên hệ Hoàn Vũ để chúng tôi khảo sát và tư vấn.
Hoàn Vũ nhận trọn gói sân khấu, màn hình, ghi hình, livestream và bán vé.
