Trước khi ký hợp đồng, nhiều khách hàng hỏi chúng tôi một câu rất thẳng: "Nếu hôm đó có sự cố thì ai xử lý". Đó là một câu hỏi hay. Nó cho thấy người hỏi đã hiểu rằng chọn đơn vị tổ chức là chọn người sẽ đứng cạnh mình vào lúc căng nhất.
Một sự kiện thành công không chỉ nhờ ý tưởng hay. Nó phụ thuộc nhiều vào việc chọn công ty tổ chức sự kiện phù hợp, người biến ý tưởng thành hiện thực và xử lý những việc hậu trường mà khách tham dự không bao giờ thấy. Dưới đây là sáu tiêu chí chúng tôi khuyên bạn cân nhắc, kể cả khi đang làm việc với chính chúng tôi.
Kinh nghiệm thực tế và khả năng lên concept
Đơn vị có kinh nghiệm sẽ hiểu quy trình, biết trước những rủi ro thường gặp và hiểu thói quen của khán giả theo từng ngành. Hãy xin xem hồ sơ năng lực, ảnh và video recap, đặc biệt là những chương trình giống nhu cầu của bạn như ra mắt sản phẩm, hội nghị, teambuilding hay liveshow.
Một đối tác tốt không chỉ làm theo yêu cầu. Họ còn góp ý, đề xuất cách làm khác và nói thẳng nếu ý tưởng của bạn khó khả thi trong ngân sách.
Bạn có thể thử hỏi: "Nếu làm chương trình này cho khách hàng trẻ, anh chị sẽ làm thế nào". Cách họ trả lời, có phối cảnh, có lý do, có tính đến chi phí hay không, sẽ cho bạn biết nhiều điều.
Năng lực điều phối và nhân sự hiện trường
Phía sau sân khấu là cả một đội: đạo diễn, quản lý sân khấu, kỹ thuật âm thanh ánh sáng, màn hình, điều phối viên, hậu cần. Những câu nên hỏi:
- Bao nhiêu người của họ trực tiếp có mặt tại sự kiện
- Thiết bị và kỹ thuật là của họ hay thuê ngoài toàn bộ
- Có nhân sự và thiết bị dự phòng khi có tình huống bất ngờ không
Hoàn Vũ có mảng cho thuê và vận hành màn hình LED, sân khấu, âm thanh, ánh sáng, nên khách hàng thường hỏi chúng tôi đúng những câu này. Chúng tôi nhắc lại không phải để so sánh, mà vì đây là câu nên đặt ra với bất kỳ đơn vị nào.
Quy trình rõ ràng và ngân sách minh bạch
Sự chuyên nghiệp thể hiện rõ nhất ở cách làm việc có quy trình và đúng hẹn. Một đơn vị làm việc bài bản thường:
- Khảo sát địa điểm trước khi báo giá.
- Báo giá tách từng hạng mục, không có khoản mập mờ.
- Có hợp đồng rõ ràng, chia giai đoạn thanh toán.
- Gửi kế hoạch cụ thể gồm timeline, kịch bản, layout sân khấu và danh mục hạng mục.
Chi phí luôn tuỳ quy mô, thời điểm và địa điểm, nên một bảng báo giá theo khảo sát đáng tin hơn con số đưa ra qua điện thoại.
Chọn công ty tổ chức sự kiện hợp với phản hồi và phong cách của bạn
Đừng bỏ qua phản hồi từ khách hàng cũ. Hãy xem đánh giá công khai, hỏi trong hội nhóm ngành, hoặc nhờ họ giới thiệu một khách hàng cũ để bạn hỏi trực tiếp. Một lời nhận xét thật từ khách cũ đáng tin hơn một bài quảng cáo bóng bẩy.
Cuối cùng là sự hợp nhau về phong cách:
| Nhu cầu của bạn | Nên tìm đơn vị |
|---|---|
| Sự kiện nội bộ, gắn kết nhân viên | Có kinh nghiệm teambuilding, gala nội bộ |
| Hình ảnh trẻ trung, nhiều tương tác | Quen làm activation, livestream, mạng xã hội |
| Hội nghị, lễ ký kết trang trọng | Chắc về kỹ thuật, quy trình và nghi thức |
| Quan tâm môi trường | Có giải pháp tái sử dụng vật dụng, giảm in ấn |
Sự ăn ý về cách nghĩ và cách làm là thứ giúp hai bên phối hợp nhẹ nhàng suốt quá trình chuẩn bị. Bạn có thể xem thêm cách chúng tôi làm tại trang tổ chức sự kiện.
Câu hỏi thường gặp
Nên xin báo giá từ mấy đơn vị?
Tuỳ bạn, nhưng nên so sánh trên cùng một bản yêu cầu để công bằng. Đừng chỉ nhìn tổng tiền, hãy xem từng hạng mục bao gồm những gì.
Có nên chọn đơn vị rẻ nhất?
Không nên chỉ dựa vào giá. Hãy xem kỹ thiết bị, nhân sự hiện trường và phương án dự phòng đi kèm báo giá đó.
Cần chuẩn bị gì trước khi làm việc với công ty tổ chức sự kiện?
Hãy chuẩn bị mục tiêu, đối tượng khách, thời gian, địa điểm dự kiến và khoảng ngân sách. Càng rõ, đề xuất nhận về càng sát nhu cầu.
Kết luận
Một sự kiện tốt có thể nâng hình ảnh thương hiệu và gắn kết con người. Nhưng chọn sai đơn vị thì mọi thứ có thể vỡ từ khâu nhỏ nhất. Dành thời gian chọn công ty tổ chức sự kiện phù hợp là đầu tư cho chính thành công của chương trình.
Nếu bạn muốn chúng tôi khảo sát và gửi đề xuất cho chương trình sắp tới, hãy liên hệ Hoàn Vũ hoặc gọi 0964 73 74 73.
Hoàn Vũ nhận trọn gói sân khấu, màn hình, ghi hình, livestream và bán vé.
