Cuối năm, một doanh nghiệp phân phối nhờ chúng tôi làm chương trình cảm ơn đại lý. Họ lo nhất không phải sân khấu, mà là làm sao để đại lý thấy mình được trân trọng thật, chứ không phải đến nghe đọc số liệu rồi về. Đó cũng là câu hỏi cốt lõi khi tổ chức hội nghị khách hàng.
Kinh doanh bây giờ, giữ khách cũ quan trọng không kém tìm khách mới. Bài này Hoàn Vũ chia sẻ hội nghị khách hàng là gì, mang lại gì cho các bên, và những điều chúng tôi thấy dễ bị bỏ sót nhất.
Hội nghị khách hàng là gì
Hội nghị khách hàng, hay hội nghị tri ân khách hàng, là chương trình doanh nghiệp mời khách hàng và đối tác đến để cảm ơn, chia sẻ định hướng và kết nối.
Nhiều công ty tổ chức mỗi năm một lần, thường vào cuối năm. Cũng có nơi tổ chức sau khi hoàn thành một dự án lớn hoặc khi ra mắt sản phẩm mới. Bên đứng ra tổ chức là doanh nghiệp, bên tham dự là khách hàng, đại lý và đối tác thân thiết.
Tổ chức hội nghị khách hàng để làm gì
Mỗi bên tham dự đều nhận được một điều gì đó.
| Bên tham dự | Nhận được gì |
|---|---|
| Doanh nghiệp tổ chức | Củng cố niềm tin, giới thiệu định hướng, quảng bá thương hiệu |
| Khách hàng | Ưu đãi, quà tặng, cảm giác được trân trọng |
| Đối tác | Cơ hội gặp gỡ, mở rộng quan hệ, bàn hợp tác mới |
Ông bà mình nói có qua có lại mới toại lòng nhau. Một buổi tri ân chỉn chu là cách doanh nghiệp nói lời cảm ơn với những người đã đồng hành, và cũng là dịp để các bên ngồi lại bàn chuyện làm ăn lâu dài.
Những lưu ý khi tổ chức
Qua nhiều chương trình, chúng tôi thấy mấy điểm sau quyết định ấn tượng của khách.
- Sân khấu chỉn chu: đây là bộ mặt của công ty trong ngày hôm đó. Backdrop, màn hình, ánh sáng cần đồng bộ nhận diện.
- Kịch bản rõ ràng: đủ phần nghi thức như khai mạc, phát biểu, trao thưởng. Văn nghệ vừa phải, hợp văn hoá công ty.
- Thiệp mời chu đáo: của cho không bằng cách cho. Thiệp giấy hay thiệp điện tử đều nên được chăm chút.
- Đón khách đồng bộ: lễ tân mặc đồng phục gọn gàng, hướng dẫn khách đúng chỗ, có nước uống khi khách chờ.
Nên tự tổ chức hay thuê dịch vụ
Nhiều doanh nghiệp e ngại thuê dịch vụ vì nghĩ chi phí cao. Thực ra chi phí tuỳ quy mô và yêu cầu của bạn.
Với buổi gặp mặt nhỏ, ít khách, bộ phận hành chính có thể tự lo nếu đủ người và kinh nghiệm. Khi khách mời đông, có sân khấu, văn nghệ, màn hình, thuê đơn vị tổ chức sự kiện giúp đội ngũ của bạn rảnh tay để tập trung tiếp khách, việc quan trọng nhất của buổi tri ân.
Câu hỏi thường gặp
Hội nghị khách hàng nên tổ chức vào thời điểm nào?
Phổ biến nhất là cuối năm hoặc sau một cột mốc kinh doanh. Nên tránh trùng lịch lễ, Tết để khách sắp xếp đến được.
Hội nghị khách hàng nên kéo dài bao lâu?
Thường gói trong một buổi, gồm phần hội nghị và phần tiệc. Chương trình quá dài dễ làm khách mệt và ra về sớm.
Chi phí tổ chức hội nghị khách hàng phụ thuộc vào đâu?
Chi phí tuỳ số khách, địa điểm, thiết bị và nội dung chương trình. Hoàn Vũ báo giá theo khảo sát để bạn chủ động điều chỉnh từng hạng mục.
Kết luận
Hội nghị khách hàng là dịp để doanh nghiệp nói lời cảm ơn một cách trang trọng và giữ mối quan hệ lâu dài. Làm chỉn chu từ thiệp mời đến sân khấu, khách sẽ cảm nhận được sự trân trọng đó.
Nếu bạn đang lên kế hoạch cho buổi tri ân sắp tới, hãy liên hệ Hoàn Vũ hoặc gọi 0964 73 74 73 để chúng tôi tư vấn phương án phù hợp.
Hoàn Vũ nhận trọn gói sân khấu, màn hình, ghi hình, livestream và bán vé.
