Tổ chức một sự kiện không chỉ là chuyện dàn dựng sân khấu, mời khách, chạy truyền thông. Nó giống như “cầm lái giữa thời tiết bất định” – vì có rất nhiều yếu tố bên ngoài có thể ảnh hưởng đến hiệu quả và thành công của sự kiện. Biết trước, dự đoán và chuẩn bị cho các yếu tố này chính là bí quyết để làm sự kiện chuyên nghiệp và có kế hoạch dự phòng hiệu quả.
Thời tiết – Tác nhân tự nhiên “khó đoán nhưng phải đoán”
Đặc biệt với các sự kiện ngoài trời như festival, teambuilding, sự kiện cộng đồng, hội chợ… thì thời tiết là yếu tố ảnh hưởng trực tiếp đến trải nghiệm của khách tham dự:
- Mưa gió làm hỏng sân khấu, gây trễ chương trình
- Nắng gắt khiến khách khó chịu, dễ rút ngắn thời gian trải nghiệm
- Thời tiết xấu dẫn đến khách hủy tham dự phút chót
👉 Giải pháp:
- Theo dõi dự báo thời tiết trước từ 7 – 3 – 1 ngày
- Có kế hoạch B (phủ mái che, chuyển không gian, sắp xếp phương tiện hỗ trợ…)
- Truyền thông sớm nếu có điều chỉnh
Tình hình xã hội – chính trị
Khủng hoảng xã hội, biến động chính trị, dịch bệnh, thiên tai… đều là những yếu tố có thể ảnh hưởng trực tiếp hoặc gián tiếp đến sự kiện:
- Người tham dự không tiện di chuyển
- Truyền thông bị “chìm” trong tin tức nóng
- Phải tạm hoãn hoặc hủy theo yêu cầu địa phương
👉 Hãy luôn:
- Cập nhật tin tức xã hội
- Chuẩn bị phương án dời lịch hoặc chuyển đổi sang online/hybrid nếu cần
Cạnh tranh và “đụng lịch”
Việc tổ chức sự kiện vào thời điểm trùng với các sự kiện lớn (VD: concert, hội nghị quốc tế, sự kiện giải trí đình đám) có thể khiến:
- Khán giả bị phân tán
- Báo chí và social media không chú ý đến bạn
- Nhà cung cấp và nhân sự bị quá tải
👉 Cần khảo sát trước lịch sự kiện trong khu vực/ngành để tránh “đụng hàng”.
Thay đổi từ nhà cung cấp – đối tác – KOL
Một MC, KOL bận đột xuất. Một đơn vị âm thanh bị lỗi kỹ thuật. Nhà tài trợ đổi ý phút chót…
Dù là bên ngoài, những thay đổi này ảnh hưởng trực tiếp đến sự kiện nếu không có hợp đồng và phương án thay thế.
👉 Cần:
- Làm việc bằng hợp đồng rõ ràng
- Có danh sách backup: KOL, nhà cung cấp dự phòng
- Lập nhóm phản ứng nhanh
Tâm lý và kỳ vọng của khách tham dự
Đôi khi yếu tố “bên ngoài” lại là trong lòng khán giả. Nếu họ:
- Kỳ vọng quá cao → dễ thất vọng
- Nghe tin tiêu cực trước khi đến → có sẵn định kiến
- Không hiểu mục đích sự kiện → không tham gia đúng cách
👉 Truyền thông trước sự kiện cần truyền tải đúng kỳ vọng, đúng thông điệp và tạo cảm hứng chứ không chỉ “làm màu”.
Làm sự kiện không chỉ làm “đẹp và đủ”, mà là làm với tâm thế dự phòng – linh hoạt – nhạy bén. Các yếu tố bên ngoài luôn tồn tại, nhưng nếu bạn lường trước và có phương án, sự chuyên nghiệp sẽ thể hiện rõ nhất khi mọi thứ không đi theo kế hoạch.