Ai làm sự kiện ngoài trời lâu năm cũng từng gặp cảnh sân khấu dựng xong từ chiều, gần giờ khai mạc thì trời kéo mây. Lúc đó mọi quyết định phải đưa ra trong vài phút. Nếu đã có phương án từ trước, ê kíp chỉ việc làm theo.
Tổ chức một chương trình không chỉ là dựng sân khấu, mời khách, chạy truyền thông. Có rất nhiều yếu tố bên ngoài ảnh hưởng đến sự kiện mà bạn không kiểm soát được, chỉ có thể dự đoán và chuẩn bị. Dưới đây là những yếu tố chúng tôi luôn đưa vào kế hoạch.
Thời tiết, yếu tố bên ngoài ảnh hưởng rõ nhất đến sự kiện
Với festival, teambuilding, hội chợ hay sự kiện cộng đồng, thời tiết tác động trực tiếp đến trải nghiệm của khách:
- Mưa gió làm ướt sân khấu, ảnh hưởng thiết bị, gây trễ chương trình
- Nắng gắt khiến khách mệt, rời đi sớm hơn dự kiến
- Dự báo xấu khiến khách huỷ tham dự vào phút chót
Cách chúng tôi thường làm:
- Theo dõi dự báo từ khoảng một tuần trước, xem lại sát ngày và ngay trước ngày diễn ra.
- Chuẩn bị phương án B: mái che, nhà bạt, không gian thay thế trong nhà, áo mưa, quạt, nước uống.
- Thống nhất trước với khách hàng mốc thời gian chốt phương án và người có quyền quyết định.
- Báo sớm cho khách mời nếu có điều chỉnh giờ hoặc địa điểm.
Tình hình xã hội và chuyện đụng lịch
Dịch bệnh, thiên tai, biến động xã hội đều có thể ảnh hưởng trực tiếp hoặc gián tiếp. Khách không tiện di chuyển, truyền thông bị chìm giữa tin nóng, có khi địa phương yêu cầu tạm hoãn.
Hãy cập nhật tin tức thường xuyên trong giai đoạn chuẩn bị. Nên có sẵn phương án dời lịch, hoặc chuyển một phần chương trình sang hình thức trực tuyến kết hợp trực tiếp nếu cần.
Chuyện đụng lịch cũng hay bị bỏ qua. Nếu sự kiện của bạn trùng ngày với một chương trình lớn trong khu vực hay trong ngành, khán giả bị phân tán, báo chí ít chú ý, còn nhà cung cấp và nhân sự thời vụ dễ bị quá tải. Dành chút thời gian khảo sát lịch trước khi chốt ngày sẽ đỡ rất nhiều rắc rối.
Thay đổi từ nhà cung cấp, đối tác và khách mời
Một MC bận đột xuất. Một thiết bị gặp lỗi. Nhà tài trợ đổi yêu cầu sát ngày. Những việc này nằm ngoài tầm tay bạn, nhưng ảnh hưởng thẳng vào chương trình nếu không có hợp đồng và phương án thay thế.
Để giảm rủi ro:
- Làm việc bằng hợp đồng rõ ràng, ghi cụ thể hạng mục và thời gian
- Có danh sách dự phòng cho MC, khách mời, thiết bị quan trọng
- Lập nhóm phản ứng nhanh, biết ai quyết định việc gì khi có sự cố
Ở phần kỹ thuật, chúng tôi luôn tính thiết bị dự phòng cho những khâu dễ hỏng như micro, nguồn điện, bộ xử lý hình ảnh. Kỹ thuật viên có mặt suốt chương trình thay vì chỉ lắp xong rồi về.
Tâm lý và kỳ vọng của khách tham dự
Đôi khi yếu tố bên ngoài lại nằm trong lòng khán giả. Kỳ vọng quá cao thì dễ thất vọng. Nghe tin không hay trước khi đến thì mang sẵn định kiến. Không hiểu mục đích chương trình thì tham gia không đúng cách.
Truyền thông trước sự kiện nên nói đúng những gì khách sẽ nhận được, đúng thông điệp và tạo hứng thú vừa đủ. Hứa quá nhiều chỉ làm khoảng cách giữa kỳ vọng và thực tế rộng thêm.
| Yếu tố | Dấu hiệu cần để ý | Cách chuẩn bị |
|---|---|---|
| Thời tiết | Dự báo mưa, nắng nóng kéo dài | Mái che, không gian thay thế, mốc chốt phương án |
| Xã hội | Dịch bệnh, thiên tai, yêu cầu địa phương | Phương án dời lịch hoặc trực tuyến |
| Đụng lịch | Chương trình lớn cùng thời điểm | Khảo sát lịch trước khi chốt ngày |
| Đối tác | Thay đổi sát ngày, lỗi thiết bị | Hợp đồng rõ, danh sách dự phòng |
| Khách mời | Kỳ vọng lệch, thông tin tiêu cực | Truyền thông đúng và nhất quán |
Câu hỏi thường gặp
Sự kiện ngoài trời nên chốt phương án thời tiết khi nào?
Nên thống nhất trước một mốc chốt cụ thể với khách hàng, thường sát ngày diễn ra. Quan trọng là mọi bên biết trước mốc đó và ai là người quyết định.
Có cần mái che khi dự báo không mưa?
Với sự kiện ngoài trời đông người, mái che vẫn nên được cân nhắc vì còn giúp tránh nắng và bảo vệ thiết bị. Mức độ che chắn tuỳ quy mô và địa điểm.
Làm sao tránh đụng lịch với sự kiện khác?
Hãy xem lịch các chương trình lớn trong khu vực và trong ngành trước khi chốt ngày. Hỏi thêm các nhà cung cấp cũng là cách nhanh để biết thời điểm nào đang kín việc.
Kết luận
Làm sự kiện không chỉ là làm cho đẹp và đủ, mà là làm với tâm thế dự phòng. Các yếu tố bên ngoài luôn tồn tại. Sự chuyên nghiệp thể hiện rõ nhất đúng vào lúc mọi thứ không đi theo kế hoạch.
Nếu bạn đang chuẩn bị một chương trình ngoài trời và muốn cùng tính các phương án dự phòng, hãy liên hệ Hoàn Vũ hoặc gọi 0964 73 74 73.
Hoàn Vũ nhận trọn gói sân khấu, màn hình, ghi hình, livestream và bán vé.
