Đừng để sự kiện trở thành “thảm họa” chỉ vì chọn sai người đồng hành
Một sự kiện thành công không chỉ đến từ ý tưởng hay, mà còn phụ thuộc rất lớn vào đơn vị tổ chức chuyên nghiệp và phù hợp. Họ là người hiện thực hóa ý tưởng của bạn, điều phối chương trình từ A-Z và xử lý mọi tình huống hậu trường mà khách tham dự không bao giờ nhìn thấy.
Tuy nhiên, trên thị trường hiện nay có hàng trăm công ty tổ chức sự kiện – làm sao để chọn được cái tên đáng tin cậy?
Dưới đây là 6 tiêu chí quan trọng để bạn lựa chọn đúng đối tác, tránh “tiền mất tật mang”.
Kinh nghiệm và danh mục sự kiện đã thực hiện
Một công ty có kinh nghiệm sẽ hiểu rõ:
- Quy trình tổ chức chuyên nghiệp
- Những rủi ro thường gặp và cách phòng ngừa
- Thị hiếu và hành vi khán giả theo từng ngành nghề
👉 Hãy yêu cầu xem portfolio hoặc hình ảnh – video recap những dự án đã thực hiện, đặc biệt là các sự kiện tương tự với nhu cầu của bạn (ra mắt sản phẩm, teambuilding, concert, hội nghị…).
Sự sáng tạo và khả năng lên concept
Một đối tác tốt không chỉ thực thi yêu cầu của bạn, mà còn có thể tư vấn thêm ý tưởng, đưa ra giải pháp sáng tạo, giúp sự kiện của bạn “bắt trend” và nổi bật.
📌 Hỏi thử: “Nếu tổ chức sự kiện ABC cho Gen Z, bạn sẽ xử lý như thế nào?” – bạn sẽ thấy sự khác biệt giữa đơn vị sáng tạo và đơn vị chỉ biết “sao chép”.
Năng lực điều phối và nhân sự thực chiến
Đằng sau sân khấu là cả một đội ngũ: đạo diễn, stage manager, âm thanh – ánh sáng – kỹ thuật, điều phối viên, hậu cần…
👉 Hãy hỏi kỹ:
- Họ có bao nhiêu người trực tiếp điều hành tại sự kiện?
- Có team in-house hay thuê ngoài toàn bộ?
- Có backup nhân sự khi có tình huống bất ngờ không?
Rõ ràng về quy trình và ngân sách
Một công ty uy tín sẽ:
- Báo giá minh bạch, không chi phí ẩn
- Có hợp đồng rõ ràng, chia nhỏ theo giai đoạn thanh toán
- Gửi kế hoạch cụ thể: timeline, kịch bản, layout sân khấu, checklist hạng mục
📌 Sự chuyên nghiệp thể hiện rõ nhất ở khâu làm việc có quy trình và đúng hẹn.
Phản hồi tốt từ khách hàng cũ
Đừng bỏ qua bước tìm hiểu đánh giá:
- Xem phản hồi từ các đối tác trước đó
- Tìm review trên Google, fanpage, hội nhóm ngành
- Hỏi trực tiếp những người từng làm việc với họ (nếu có thể)
👉 Một lời khen chân thành từ khách cũ đáng tin hơn một bài quảng cáo bóng bẩy.
Sự phù hợp với “chất riêng” của bạn
Cuối cùng, hãy chọn công ty hiểu bạn:
- Nếu bạn làm event nội bộ, đừng chọn team chỉ chuyên concert hoành tráng
- Nếu bạn cần phong cách trẻ trung, đừng chọn đơn vị quá “nghiêm nghị”
- Nếu bạn chú trọng môi trường, hãy tìm đội có giải pháp tổ chức sự kiện xanh
📌 Sự ăn ý về phong cách và tư duy chính là chất keo để tạo ra sự kiện đáng nhớ
Một sự kiện tốt có thể nâng tầm thương hiệu, gắn kết con người, lan toả giá trị. Nhưng chỉ cần chọn sai công ty tổ chức, mọi thứ có thể đổ vỡ từ khâu nhỏ nhất.
Hãy đầu tư thời gian chọn đúng người bạn đồng hành – vì đó là nền tảng cho một sự kiện không chỉ thành công, mà còn tạo dấu ấn thật sự.
Thanh Huyên.