Tổ chức sự kiện thường đi kèm với ngân sách lớn – từ thuê địa điểm, thiết kế sân khấu, âm thanh ánh sáng đến truyền thông, nhân sự, quà tặng… Tuy nhiên, chi nhiều chưa chắc đã tốt, mà quan trọng là chi đúng, chi khéo và tối ưu hóa tài nguyên.
Dưới đây là 6 cách giúp bạn tiết kiệm chi phí sự kiện mà không làm giảm chất lượng.
Xác định rõ mục tiêu và đối tượng từ đầu
Rất nhiều sự kiện tốn tiền vì… không rõ mình làm để làm gì. Khi bạn không xác định rõ mục tiêu (giới thiệu sản phẩm mới, tri ân khách hàng, gây quỹ…), bạn sẽ dễ “vung tay” vào những hạng mục không cần thiết.
👉 Mục tiêu rõ = chiến lược rõ = chi tiêu chính xác
Lên ngân sách chi tiết và ưu tiên theo thứ tự
Lập một bảng ngân sách chi tiết, chia theo các nhóm:
- Bắt buộc: địa điểm, âm thanh ánh sáng, giấy phép
- Ưu tiên cao: nhân sự, MC, truyền thông
- Có thì tốt: photobooth, quà tặng, đồ ăn nhẹ…
👉 Khi có phát sinh, bạn sẽ biết nên cắt ở đâu mà không làm ảnh hưởng trải nghiệm tổng thể.
Tận dụng mối quan hệ và đối tác “win-win”
Bạn có thể:
- Xin tài trợ từ các brand có cùng đối tượng mục tiêu
- Hợp tác với KOL, đơn vị truyền thông, media partner
- Làm việc với freelancer uy tín thay vì công ty dịch vụ giá cao
👉 Tạo ra mối quan hệ đôi bên cùng có lợi là một cách tiết kiệm hiệu quả mà vẫn nâng cao chất lượng.
Linh hoạt với địa điểm và thời gian
- Tổ chức sự kiện vào ngày thường hoặc ngoài khung giờ cao điểm để được giá thuê rẻ
- Chọn địa điểm đã có sẵn hệ thống âm thanh, ánh sáng, bàn ghế để giảm chi phí lắp đặt
- Tận dụng không gian có sẵn: sân trường, văn phòng công ty, studio…
📌 Đừng nghĩ “phải hoành tráng mới hay” – một sự kiện nhỏ nhưng chất lượng vẫn sẽ được yêu thích.
Tái sử dụng và tối giản thiết kế – trang trí
Nhiều đơn vị tiêu tốn quá nhiều vào backdrop, standee, booth cầu kỳ – nhưng chỉ dùng đúng một lần.
Thay vào đó:
- Thiết kế các vật phẩm có thể tái sử dụng (banner không in ngày, logo linh hoạt)
- Ưu tiên vật liệu thân thiện môi trường, gọn nhẹ
- Dùng ánh sáng và nhạc làm điểm nhấn thay vì đồ vật
👉 Sáng tạo không đồng nghĩa với tốn kém – mà là biết dùng ít để tạo hiệu ứng nhiều.
Tập trung vào truyền thông số
Thay vì in ấn hàng loạt tài liệu, thư mời hay banner… hãy tận dụng:
- QR code để cung cấp thông tin sự kiện
- Truyền thông trên social media, email marketing
- Video recap, livestream để lan tỏa hậu sự kiện mà không cần tổ chức thêm
👉 Sự kiện online và hybrid cũng là một lựa chọn tiết kiệm đáng cân nhắc.
Tiết kiệm chi phí không có nghĩa là “làm sơ sài”. Đó là nghệ thuật lên kế hoạch thông minh, tận dụng nguồn lực hợp lý và biết đầu tư đúng chỗ.
Một sự kiện thành công không nằm ở số tiền bỏ ra, mà ở cảm xúc người tham dự mang về. Hãy làm ít nhưng tinh – bạn sẽ tạo được ấn tượng lâu dài hơn là một sự kiện rườm rà, đắt đỏ nhưng nhạt nhòa.
Thanh Huyên