Một chương trình tri ân khách hàng có thể cần tới sáu, bảy bên: sân khấu, âm thanh, ánh sáng, màn hình LED, MC, quay phim, hậu cần. Tổ chức sự kiện trọn gói là cách gom tất cả về một đầu mối. Doanh nghiệp chỉ làm việc với một đơn vị, một hợp đồng, một người chịu trách nhiệm cuối cùng.
Bài này nói rõ trọn gói thường gồm những gì, khi nào nên chọn, và cần chốt những điểm nào trước khi ký.
Tổ chức sự kiện trọn gói là gì
Trọn gói nghĩa là đơn vị tổ chức nhận cả chuỗi việc: lên ý tưởng, viết kịch bản, thiết kế, thuê và vận hành thiết bị, điều phối nhân sự, chạy chương trình, rồi tháo dỡ trả mặt bằng.
Điểm khác với thuê lẻ từng hạng mục nằm ở trách nhiệm. Thuê lẻ thì doanh nghiệp tự ráp các bên lại với nhau. Lỗi giữa hai bên, ví dụ màn hình LED không nhận tín hiệu từ bàn điều khiển, thì doanh nghiệp tự xử. Trọn gói thì việc đó thuộc về đơn vị tổ chức.
Các hạng mục thường có trong một gói
Mỗi chương trình một khác, nhưng phần lớn gói trọn gói xoay quanh các nhóm việc dưới đây.
| Nhóm hạng mục | Việc cụ thể | Cần hỏi rõ |
|---|---|---|
| Ý tưởng, kịch bản | Chủ đề, kịch bản chi tiết theo phút, tiết mục | Được sửa kịch bản mấy lần |
| Thiết kế | Phối cảnh sân khấu, backdrop, ấn phẩm | Có bản vẽ 3D trước khi dựng không |
| Sân khấu, kết cấu | Sàn sân khấu, khung truss, nhà bạt | Ai chịu trách nhiệm an toàn kết cấu |
| Âm thanh, ánh sáng | Loa, bàn mixer, đèn, kỹ thuật viên | Có người trực máy suốt chương trình không |
| Màn hình LED | Loại màn, kích thước, nội dung trình chiếu | Khoảng cách điểm ảnh hợp cự ly xem chưa |
| Nhân sự | MC, tiết mục biểu diễn, lễ tân, điều phối | Danh sách tên người cụ thể |
| Ghi hình, livestream | Chụp ảnh, quay phim, phát trực tiếp | Thời hạn giao sản phẩm |
| Hậu cần | Vận chuyển, giấy phép, an ninh, vệ sinh | Bên nào xin phép địa điểm |
Bảng này cũng là khung tốt để so các báo giá. Hai báo giá cùng ghi trọn gói có thể khác nhau rất nhiều ở cột cuối cùng.
Khi nào nên chọn trọn gói
Trọn gói hợp nhất với ba trường hợp.
- Doanh nghiệp không có bộ phận sự kiện riêng, hoặc người phụ trách đang ôm nhiều việc khác.
- Chương trình có nhiều hạng mục kỹ thuật phải khớp với nhau: sân khấu, LED, âm thanh, livestream.
- Thời gian chuẩn bị ngắn, không đủ để làm việc với từng nhà cung cấp.
Ngược lại, nếu doanh nghiệp đã có sẵn đội ngũ và chỉ thiếu một hai món thiết bị, thuê lẻ có khi gọn hơn.
Năm điểm cần chốt trước khi ký hợp đồng
- Danh sách hạng mục ghi rõ số lượng, quy cách, không ghi chung chung.
- Mốc thời gian: ngày dựng, ngày tổng duyệt, giờ tháo dỡ.
- Người điều phối chính có mặt tại hiện trường từ lúc dựng tới lúc tháo.
- Phương án dự phòng khi mưa, mất điện, thiết bị trục trặc.
- Các khoản có thể phát sinh và điều kiện phát sinh.
Buổi tổng duyệt là chỗ phát hiện lỗi rẻ nhất. Đừng để gói trọn gói nào bỏ qua bước này.
Câu hỏi thường gặp
Tổ chức sự kiện trọn gói có đắt hơn thuê lẻ không?
Không hẳn. Trọn gói có thêm phần công điều phối, nhưng doanh nghiệp bớt được thời gian làm việc với nhiều bên và rủi ro lệch nhau giữa các hạng mục. Cách so đúng là đặt hai phương án cạnh nhau theo cùng một danh sách hạng mục.
Nên liên hệ đơn vị tổ chức trước bao lâu?
Càng sớm càng có nhiều lựa chọn về thiết bị, nhân sự và địa điểm. Mùa cuối năm, khi tiệc tất niên và concert dồn dập, thiết bị sân khấu và màn hình LED thường được đặt sớm.
Doanh nghiệp còn phải làm gì khi đã thuê trọn gói?
Chốt mục tiêu chương trình, danh sách khách mời, nội dung phát biểu và duyệt kịch bản. Doanh nghiệp nên cử một người làm đầu mối duy nhất để quyết định nhanh khi cần.
Kết luận
Tổ chức sự kiện trọn gói đáng chọn khi chương trình có nhiều phần kỹ thuật phải chạy cùng nhau và doanh nghiệp cần một người chịu trách nhiệm cuối cùng. Chốt kỹ danh sách hạng mục và mốc thời gian là đã tránh được phần lớn rủi ro.
Hoàn Vũ làm sân khấu, màn hình LED, âm thanh ánh sáng và livestream cho sự kiện, có thể xem thêm tại trang chủ Hoàn Vũ.
Hoàn Vũ nhận trọn gói sân khấu, màn hình, ghi hình, livestream và bán vé.
