Cầm hai bản báo giá tổ chức sự kiện cho cùng một chương trình, nhiều người thấy tổng số chênh nhau khá xa mà không biết vì sao. Phần lớn khoảng chênh không nằm ở đơn giá. Nó nằm ở những dòng một bên ghi, một bên bỏ trống, rồi tới ngày diễn mới hiện ra thành "phát sinh".
Bài này đi qua từng nhóm hạng mục trong một bản báo giá sự kiện, chỉ ra chỗ hay thiếu, và gợi ý các câu nên hỏi trước khi ký.
Một bản báo giá tổ chức sự kiện đầy đủ gồm những nhóm nào
Dù là hội nghị khách hàng, lễ ra mắt sản phẩm hay đêm nhạc ngoài trời, báo giá nên tách thành các nhóm rõ ràng. Gộp chung một dòng "trọn gói" thì rất khó so.
| Nhóm hạng mục | Thường gồm | Chỗ hay bị thiếu |
|---|---|---|
| Sân khấu, dàn dựng | Sàn sân khấu, backdrop, cổng chào, khu check-in | Chi phí tháo dỡ, xe chở ban đêm |
| Âm thanh, ánh sáng | Loa, bàn mixer, micro, đèn sân khấu | Kỹ thuật viên trực suốt chương trình |
| Màn hình LED | Diện tích LED, bộ xử lý hình, khung treo | Nguồn điện dự phòng, người vận hành |
| Nhân sự | MC, PG, lễ tân, điều phối | Giờ làm thêm khi chương trình kéo dài |
| Hậu cần | Vận chuyển, ăn uống ê kíp, bảo vệ | Phí sảnh thu riêng khi vào dựng sớm |
| Truyền thông | Chụp ảnh, quay phim, livestream | Dựng clip sau sự kiện |
Đọc kỹ ba dòng dễ phát sinh nhất
Thời gian dựng và tháo
Nhiều hội trường chỉ cho vào dựng sau 22h đêm trước. Báo giá cần ghi rõ ê kíp dựng mấy tiếng, tháo lúc nào. Nếu không ghi, phần làm đêm và phí sảnh vào sớm rất dễ bị cộng thêm.
Điện và nguồn dự phòng
Màn hình LED và dàn âm thanh ăn điện lớn. Hỏi thẳng: nguồn lấy từ đâu, có máy phát dự phòng không, ai chịu chi phí. Đây là dòng hay bị bỏ qua nhất ở sự kiện ngoài trời.
Nhân sự kỹ thuật trực chương trình
Thuê thiết bị khác với thuê thiết bị có người vận hành. Một bàn mixer không có kỹ thuật viên ngồi cạnh thì gần như vô dụng khi micro rè giữa lúc phát biểu.
Trọn gói hay tách hạng mục
Tổ chức sự kiện trọn gói tiện cho doanh nghiệp ít người làm sự kiện: một đầu mối, một hợp đồng, một người chịu trách nhiệm khi có sự cố. Đổi lại, bạn cần đòi bảng chi tiết kèm theo để biết tiền đi vào đâu.
Tách hạng mục phù hợp khi bạn đã có sẵn một phần, ví dụ sảnh khách sạn đã kèm âm thanh cơ bản. Khi đó chỉ thuê thêm LED, sân khấu hoặc nhân sự còn thiếu. Rủi ro là nhiều nhà cung cấp cùng làm, lúc có lỗi dễ đùn đẩy nhau.
Năm câu nên hỏi trước khi ký
- Báo giá đã gồm vận chuyển, dựng, tháo và thuế chưa.
- Nếu chương trình kéo dài thêm một giờ thì tính thế nào.
- Thiết bị hỏng giữa chương trình thì có dự phòng tại chỗ không.
- Ai là người điều phối có mặt từ lúc dựng tới lúc tháo.
- Điều khoản đặt cọc và hủy lịch ra sao.
Câu hỏi thường gặp
Vì sao hai bản báo giá tổ chức sự kiện chênh nhau nhiều
Thường do phạm vi khác nhau: một bên đã gồm vận chuyển, tháo dỡ, kỹ thuật trực và thuế, một bên chưa. So từng nhóm hạng mục trong bảng sẽ thấy rõ.
Có nên chọn báo giá rẻ nhất
Chỉ nên chọn khi đã so đủ các dòng và đơn vị đó đã khảo sát mặt bằng thật. Báo giá thấp mà thiếu dòng thì tổng chi cuối cùng thường cao hơn.
Bao lâu trước sự kiện nên xin báo giá
Với chương trình dưới 300 khách, nên bắt đầu từ 3 đến 4 tuần trước. Sự kiện ngoài trời hoặc cần màn hình LED lớn thì nên sớm hơn để còn khảo sát và xin phép.
Kết luận
Một bản báo giá tốt là bản đọc lên hình dung được ngày diễn: ai tới lúc nào, thiết bị gì nằm ở đâu, sự cố thì ai xử lý. Nếu cần một bản báo giá tách hạng mục rõ ràng cho chương trình sắp tới, liên hệ Hoàn Vũ hoặc gọi 0964 73 74 73 để được khảo sát mặt bằng trước khi chốt số.
Hoàn Vũ nhận trọn gói sân khấu, màn hình, ghi hình, livestream và bán vé.
