Cuối năm nào cũng vậy, sang tháng 11 là nhiều phòng hành chính mới bắt đầu gọi hỏi sảnh, hỏi sân khấu cho tiệc cuối năm. Lúc đó sảnh đẹp đã kín lịch, ê kíp tốt đã nhận việc chỗ khác. Muốn tổ chức tiệc tất niên cho gọn và ít phát sinh, nên bắt đầu từ tháng 10.
Bài này chia việc theo từng mốc, từ lúc chốt mục tiêu tới đêm diễn, để người phụ trách biết mình đang chậm hay đang kịp.
Vì sao tổ chức tiệc tất niên nên bắt đầu từ tháng 10
Tiệc tất niên dồn vào vài tuần cuối năm dương lịch và tháng Chạp. Cùng một khoảng thời gian, rất nhiều doanh nghiệp cùng cần sảnh, cần MC, cần âm thanh ánh sáng.
Bắt đầu sớm cho bạn ba thứ: được chọn ngày, được chọn địa điểm, và có thời gian duyệt kịch bản kỹ thay vì chốt vội.
Lịch chuẩn bị theo từng mốc
| Mốc | Việc chính | Ai chốt |
|---|---|---|
| Tháng 10 | Mục tiêu buổi tiệc, số khách dự kiến, ngân sách khung, ngày dự kiến | Ban giám đốc |
| Đầu tháng 11 | Khảo sát và giữ chỗ địa điểm, chọn đơn vị tổ chức | Hành chính, nhân sự |
| Giữa tháng 11 | Concept, kịch bản khung, danh sách tiết mục, giải thưởng | Đơn vị tổ chức cùng công ty |
| Tháng 12 | Thiết kế sân khấu, màn hình LED, thư mời, đăng ký tiết mục | Đơn vị tổ chức |
| Trước 1 tuần | Chạy thử kịch bản, chốt danh sách khách, sơ đồ bàn | Hai bên |
| Ngày diễn | Dựng từ sớm, tổng duyệt, đón khách, vận hành chương trình | Đơn vị tổ chức |
Không nhất thiết phải đúng từng ngày. Điều quan trọng là mỗi mốc có một người chịu trách nhiệm chốt.
Chọn địa điểm và bố trí bàn tiệc
Sức chứa thật, không phải sức chứa quảng cáo
Hỏi sảnh sức chứa khi kê bàn tròn có sân khấu và lối đi, không phải sức chứa khi kê ghế hội nghị. Hai con số này chênh nhau khá nhiều.
Trần, điện và giờ vào dựng
Trần thấp thì giàn đèn và màn hình LED phải thu nhỏ. Điện yếu thì cần máy phát. Nhiều khách sạn chỉ cho vào dựng sau giờ nhất định, việc này phải ghi vào hợp đồng.
Kịch bản chương trình: phần người ta nhớ nhất
Một đêm tất niên thường có ba phần: phần nghi thức (phát biểu, tổng kết, khen thưởng), phần tiệc và phần giao lưu. Phần nghi thức nên gọn. Phát biểu kéo dài thì khán phòng bắt đầu nhìn điện thoại.
Tiết mục do chính nhân viên các phòng dựng thường được nhớ lâu hơn tiết mục thuê ngoài. Nên mở đăng ký sớm để các phòng có thời gian tập.
Âm thanh, ánh sáng và màn hình LED cho tiệc cuối năm
Phòng tiệc có trần thấp, tường kính hoặc thảm dày đều làm âm thanh khác đi. Kỹ thuật viên nên khảo sát tận nơi, không chỉ nhìn ảnh.
Màn hình LED cần đủ nội dung chạy cả buổi: hình nền từng phần, danh sách khen thưởng, clip tổng kết năm. Chuẩn bị nội dung trễ là lỗi hay gặp nhất, không phải lỗi thiết bị.
Câu hỏi thường gặp
Tổ chức tiệc tất niên cho khoảng 100 người cần chuẩn bị trước bao lâu
Nên bắt đầu trước 6 đến 8 tuần. Nếu muốn chọn ngày cuối tuần gần Tết hoặc sảnh lớn ở trung tâm thì nên giữ chỗ sớm hơn.
Tự tổ chức hay thuê đơn vị tổ chức sự kiện
Tiệc nhỏ, chương trình đơn giản thì công ty tự làm được. Khi có sân khấu, màn hình LED, nhiều tiết mục và khách mời bên ngoài, thuê đơn vị tổ chức giúp một đầu mối chịu trách nhiệm cả buổi.
Làm sao tiết mục văn nghệ nội bộ không bị nhạt
Cho các phòng đăng ký sớm, có buổi tập với âm thanh thật và giới hạn thời lượng mỗi tiết mục. Người xem thích tiết mục ngắn, có đồng nghiệp quen mặt.
Kết luận
Tiệc tất niên đẹp hay không phần lớn được quyết định từ tháng 10, ở những việc chốt sớm. Nếu công ty cần một đầu mối lo từ kịch bản, sân khấu tới màn hình LED cho đêm cuối năm, liên hệ Hoàn Vũ để được khảo sát và tư vấn.
Hoàn Vũ nhận trọn gói sân khấu, màn hình, ghi hình, livestream và bán vé.
