Sự kiện ngoài trời không có nút tạm dừng. Tới giờ khai mạc là chạy, mọi thứ chưa xong đều thành sự cố trước mắt khách mời. Bài này là danh mục việc mà ekip Hoàn Vũ rà trước mỗi chương trình ngoài trời.
Khảo sát mặt bằng
Buổi khảo sát cần có mặt cả bên tổ chức và bên chủ địa điểm, để chốt những thứ không sửa được về sau.
- Nền đặt sân khấu: bê tông, đất nện hay cỏ. Nền mềm phải tính tấm kê chân giàn.
- Hướng nắng và hướng gió: quyết định hướng đặt sân khấu và vị trí màn hình.
- Chiều cao thông thuỷ: dây điện, cành cây, mái che phía trên khu dựng.
- Lối vận chuyển thiết bị: xe tải vào được tới đâu, có phải khiêng tay đoạn nào không.
- Vị trí nguồn điện và khoảng cách kéo cáp từ tủ điện tới sân khấu.
Khung giàn và sân khấu
Khung giàn ngoài trời phải tính tải gió, không chỉ tải thiết bị treo. Mái che là bề mặt hứng gió lớn nhất, nên phương án neo và đối trọng cần làm theo thiết kế chứ không làm theo kinh nghiệm.
Sàn sân khấu cần phẳng và chắc, có bậc lên xuống đủ rộng, mép sàn có gờ hoặc dải phản quang. Đây là chỗ hay xảy ra tai nạn nhỏ trong lúc chuyển cảnh.
Điện nguồn và dự phòng
Tổng công suất phải cộng đủ: màn hình LED, hệ thống ánh sáng, âm thanh, thiết bị sản xuất và cả các quầy phụ trợ. Cộng xong mới chốt tủ điện và tiết diện cáp.
| Hạng mục | Cần chuẩn bị |
|---|---|
| Nguồn chính | Tủ điện riêng, aptomat theo nhánh, tiếp địa |
| Dự phòng | Máy phát đủ tải cho các nhánh thiết yếu |
| Cáp | Đủ tiết diện, có máng hoặc thảm che ở lối đi |
| Chống nước | Tủ điện và ổ cắm đặt cao, có che mưa |
| Chiếu sáng dự phòng | Đèn khẩn cấp cho lối thoát khi mất điện |
Màn hình LED và âm thanh ánh sáng
Màn hình ngoài trời cần module chuyên dụng, độ sáng cao và chống nước. Vị trí đặt phải tránh nắng chiếu trực diện vào mặt màn hình trong khung giờ diễn ra chương trình.
Âm thanh ngoài trời không có tường phản xạ nên cần công suất lớn hơn trong nhà, và phải tính hướng loa để không hắt sang khu dân cư lân cận. Ánh sáng cần treo chắc, có dây bảo hiểm cho từng đèn.
Phương án mưa gió
Đây là phần nhiều chương trình chuẩn bị sơ sài nhất. Cần chốt trước ba điều.
- Ngưỡng dừng: mức gió hoặc mức mưa nào thì tạm dừng, ai là người ra quyết định.
- Việc phải làm khi dừng: che thiết bị, ngắt nguồn nhánh nào, đưa khách vào đâu.
- Phương án chạy lại: thứ tự bật lại thiết bị, ai kiểm tra an toàn trước khi chạy tiếp.
Danh sách này nên in ra và đưa cho từng tổ trưởng, không chỉ nói miệng trong buổi họp ekip.
Tổng duyệt
Tổng duyệt chạy đúng kịch bản, đúng thứ tự, có người bấm giờ từng phần. Những thứ phải kiểm trong buổi này: đường tín hiệu từ bàn kỹ thuật lên màn hình, micro và đường dự phòng, nhạc nền và hiệu ứng, lối di chuyển của người lên sân khấu, và tín hiệu liên lạc nội bộ của ekip.
Kết thúc tổng duyệt cần có danh sách việc còn lại kèm tên người phụ trách và mốc giờ, thay vì ghi chung chung.
Câu hỏi thường gặp
Nên khảo sát mặt bằng trước bao lâu?
Đủ sớm để còn kịp điều chỉnh thiết kế sân khấu và đặt thêm thiết bị nếu cần. Khảo sát sát ngày thì mọi phát hiện đều thành việc chữa cháy.
Sự kiện ngoài trời gặp mưa thì xử lý thế nào?
Theo phương án đã chốt từ trước: ngưỡng dừng, người ra quyết định, việc che thiết bị và ngắt nguồn, chỗ đưa khách vào. Quan trọng là quyết định sớm, không đợi mưa nặng hạt mới bàn.
Màn hình LED trong nhà mang ra ngoài trời dùng tạm được không?
Không nên. Độ sáng không đủ để nhìn dưới nắng và module không đạt cấp chống nước, rủi ro hỏng thiết bị khi gặp mưa.
Kết luận
Sự kiện ngoài trời chạy tốt là nhờ những việc làm xong trước đó nhiều ngày. Khảo sát kỹ, cộng đủ công suất, neo giàn theo thiết kế và có phương án mưa gió in ra giấy, bốn việc đó gánh phần lớn rủi ro.
Cần khảo sát địa điểm và báo giá dựng sân khấu, màn hình LED cho sự kiện, liên hệ Hoàn Vũ.
Hoàn Vũ nhận trọn gói sân khấu, màn hình, ghi hình, livestream và bán vé.
