Buổi tổng duyệt trước giờ G, MC hỏi phần phát biểu này ai lên, kỹ thuật âm thanh hỏi nhạc nền bài nào, còn ban tổ chức thì nhìn nhau. Chúng tôi gặp cảnh này không ít lần, và gần như lần nào nguyên nhân cũng giống nhau: khâu viết kịch bản sự kiện làm vội, hoặc chỉ nằm trong đầu một người. Với sự kiện, bút sa là gà chết. Chữ đã in ra, gửi cho các bên, thì cả chương trình chạy theo đúng những chữ đó.
Bài này chúng tôi chia sẻ cách hiểu đơn giản về các loại kịch bản, vì sao không thể thiếu kịch bản, và người viết cần có những gì để kịch bản dùng được thật chứ không chỉ đẹp trên giấy.
Có mấy loại kịch bản sự kiện
Mỗi chương trình đòi hỏi một cách viết kịch bản sự kiện khác nhau. Hội nghị khách hàng khác lễ khai trương, tiệc tất niên khác đêm nhạc. Nhưng trong nghề, chúng tôi thường chia thành hai loại chính để ai cầm cũng hiểu mình phải làm gì.
| Loại kịch bản | Dùng cho ai | Nội dung chính |
|---|---|---|
| Kịch bản tổng quát | Ban tổ chức, đơn vị cho thuê thiết bị, bàn ghế, trang trí | Tiến độ theo giờ, hạng mục, thiết bị cần có, người phụ trách |
| Kịch bản chi tiết | MC, kỹ thuật âm thanh ánh sáng, màn hình, hậu đài | Lời dẫn, tín hiệu chuyển cảnh, nhạc, hình trình chiếu từng phút |
Kịch bản tổng quát giúp các đối tác nắm được bức tranh chung để chuẩn bị đúng thiết bị. Kịch bản chi tiết thì đi sâu từng phân đoạn, ghi rõ lời thoại của MC và việc của từng bộ phận.
Tách làm hai còn có một lợi ích ít người để ý. Mỗi bên chỉ nhận phần thông tin mình cần, nên những nội dung nội bộ như danh sách khách mời, thông tin sản phẩm chưa công bố sẽ ít bị lộ ra ngoài.
Không có kịch bản, chương trình dễ lạc hướng
Một sự kiện không có kịch bản giống như đi thi vẽ mang đủ màu, giấy, bút chì mà chưa biết mình sẽ vẽ gì. Mọi thứ có sẵn nhưng không ai biết bắt đầu từ đâu.
Viết kịch bản sự kiện là cách bạn tự trả lời trước hàng loạt câu hỏi. Sân khấu dựng hướng nào, ghế xếp mấy khu, khách mời đón ở đâu, tiệc nhẹ phục vụ lúc nào, tiết mục nào mở màn. Khi đã viết ra, bạn chủ động dẫn dắt chương trình theo ý đồ của mình thay vì chạy theo sự cố.
Với các chương trình có màn hình LED và hệ thống trình chiếu, kịch bản càng quan trọng. Mỗi video, mỗi slide cần được đánh số và gắn với từng phân đoạn, để người ngồi bàn điều khiển không phải đoán.
Người viết kịch bản sự kiện cần có gì
Ai cũng có thể ngồi viết kịch bản. Nhưng để kịch bản vừa đủ ý, vừa đúng thực tế, vừa có điểm nhấn riêng thì cần nhiều hơn khả năng viết. Theo kinh nghiệm của chúng tôi, người viết nên có:
- Hiểu cách một sự kiện vận hành từ khâu dựng đến khâu tháo dỡ.
- Kinh nghiệm thực tế ở hiện trường, biết việc gì mất nhiều thời gian hơn dự tính.
- Khả năng nhìn trước tình huống, luôn có phương án dự phòng.
- Óc sáng tạo để chương trình không giống mọi chương trình khác.
- Câu chữ rõ ràng, lời dẫn tự nhiên, dễ nói thành tiếng.
Quy trình viết kịch bản chúng tôi hay dùng
Mỗi chương trình một khác, nhưng các bước cơ bản thường giống nhau:
- Gặp khách hàng để nắm mục tiêu, đối tượng khách mời và thông điệp chính.
- Khảo sát địa điểm, đo đạc không gian, xem nguồn điện và lối đi.
- Lên khung chương trình theo giờ, chốt các phần bắt buộc.
- Viết kịch bản chi tiết cho MC và các bộ phận kỹ thuật.
- Tổng duyệt, sửa những chỗ vướng và gửi bản cuối cho tất cả các bên.
Bước tổng duyệt hay bị cắt khi thời gian gấp. Chúng tôi luôn cố giữ lại, dù chỉ chạy nhanh các điểm chuyển, vì đây là lúc phát hiện ra những chỗ kịch bản viết đúng nhưng làm không kịp.
Câu hỏi thường gặp
Nên viết kịch bản sự kiện trước bao lâu?
Tuỳ quy mô, nhưng nên có khung chương trình ngay khi chốt địa điểm. Kịch bản chi tiết nên hoàn thiện trước buổi tổng duyệt đủ thời gian để các bên đọc và hỏi lại.
Sự kiện nhỏ có cần kịch bản chi tiết không?
Có, dù chỉ một hai trang. Một bảng tiến độ theo giờ kèm lời dẫn chính đã giúp MC và kỹ thuật phối hợp nhịp nhàng hơn nhiều.
Hoàn Vũ có nhận viết kịch bản theo ý tưởng có sẵn không?
Có. Bạn có thể gửi ý tưởng hoặc bản nháp, chúng tôi sẽ góp ý, bổ sung phần kỹ thuật và hoàn thiện thành kịch bản dùng được ở hiện trường.
Kết luận
Viết kịch bản sự kiện không chỉ là viết ra điều mình nghĩ, mà là sắp xếp để cả đội cùng làm việc theo một nhịp. Kịch bản càng rõ, ngày diễn ra sự kiện càng nhẹ nhàng. Nếu bạn đang loay hoay chưa lên được kịch bản cho chương trình của mình, hãy liên hệ Hoàn Vũ để chúng tôi cùng bạn bắt đầu từ ý tưởng đầu tiên.
Hoàn Vũ nhận trọn gói sân khấu, màn hình, ghi hình, livestream và bán vé.
