Hai giờ trước khi khai mạc, một chiếc loa chính bắt đầu rè. Ê kíp phải chạy đi lấy loa thay, khách hàng đứng ngồi không yên. Chuyện này chúng tôi đã chứng kiến ở không ít chương trình, và hầu hết đều bắt đầu từ lúc chọn nơi thuê thiết bị sự kiện chỉ dựa vào giá.
Thiết bị lỗi, cũ, hỏng giữa chừng có thể làm gián đoạn cả chương trình. Sửa được thì mất thời gian, không sửa được thì ảnh hưởng hình ảnh của bạn trước khách mời. Bài này là những điều Hoàn Vũ nghĩ bạn nên biết trước khi thuê.
Thuê thiết bị sự kiện gồm những gì
Tuỳ quy mô, một chương trình thường cần các nhóm thiết bị sau:
- Âm thanh: loa chính, loa kiểm âm, micro, bàn mixer, thiết bị xử lý tín hiệu.
- Ánh sáng: đèn chiếu sáng trắng cho sân khấu, đèn màu, đèn tạo hiệu ứng, đèn chuyển động.
- Hình ảnh: màn hình LED, máy chiếu, màn hình phụ cho khách ngồi xa.
- Sân khấu và khung: sàn sân khấu, khung truss, nhà bạt nếu làm ngoài trời.
- Điện: tủ điện, dây cáp, máy phát dự phòng khi cần.
Mỗi nhóm lại có nhiều cấu hình. Vì vậy trước khi hỏi giá, bạn nên chuẩn bị sẵn địa điểm, số khách, thời lượng và kịch bản sơ bộ. Có những thông tin này, bên cho thuê mới đề xuất đúng thứ bạn cần, không thừa không thiếu.
Giá thành: đừng chỉ nhìn con số cuối
Giá luôn là điều được hỏi đầu tiên. Nhưng giá quá cao khiến bạn băn khoăn, còn giá quá thấp lại dễ làm bạn lo về chất lượng. Cách tốt nhất là đọc kỹ từng dòng trong báo giá.
| Hạng mục trong báo giá | Điều nên hỏi thêm |
|---|---|
| Thiết bị âm thanh, ánh sáng | Số lượng, chủng loại cụ thể từng món |
| Nhân sự vận hành | Có người đứng máy suốt chương trình không |
| Vận chuyển, lắp đặt, tháo dỡ | Đã tính vào chưa, có tính phí ngoài giờ không |
| Tổng duyệt | Có buổi chạy thử trước giờ diễn không |
| Dự phòng | Có micro, loa, dây dự phòng mang theo không |
Hai báo giá nhìn chênh nhau nhiều có khi chỉ vì một bên chưa tính vận chuyển hay nhân sự. So sánh đúng là so sánh trên cùng một cấu hình.
Chất lượng thiết bị: kiểm tra thế nào
Nhìn bề ngoài, khó biết một chiếc loa đã dùng bao lâu. Vỏ có thể được sơn lại cho mới, nhưng âm thanh thì không giấu được. Vì vậy chúng tôi luôn khuyên khách hàng kiểm tra thực tế thay vì chỉ xem ảnh.
Mấy việc bạn có thể làm:
- Hỏi rõ tên và loại thiết bị sẽ mang tới, ghi vào hợp đồng.
- Đề nghị có buổi chạy thử tại địa điểm trước giờ diễn.
- Nghe thử micro ở nhiều vị trí trong khán phòng, xem có hú hay rè không.
- Bật toàn bộ đèn, kiểm tra màu và chuyển động.
- Hỏi phương án xử lý nếu thiết bị hỏng giữa chương trình.
Một đơn vị làm nghề tử tế sẽ không ngại những câu hỏi này. Ngược lại, nếu bên cho thuê né tránh việc chạy thử, bạn nên cân nhắc lại.
Cách Hoàn Vũ chuẩn bị khi cho thuê thiết bị sự kiện
Hoàn Vũ làm nghề quảng cáo từ 2001, và mảng cho thuê sân khấu, âm thanh, ánh sáng, màn hình đã đi cùng chúng tôi qua rất nhiều chương trình. Từ kinh nghiệm đó, chúng tôi giữ một quy trình khá đơn giản:
- Khảo sát địa điểm trước, đo kích thước, xem nguồn điện và lối đưa thiết bị vào.
- Đề xuất cấu hình theo kịch bản, giải thích vì sao cần từng món.
- Kiểm tra thiết bị tại kho trước khi xuất, có danh sách đối chiếu.
- Mang theo thiết bị dự phòng cho những món hay gặp sự cố như micro, dây tín hiệu.
- Có kỹ thuật viên vận hành suốt chương trình.
Về ánh sáng, chúng tôi có đèn chiếu sáng trắng, đèn màu, đèn tạo cảnh và đèn chuyển động để phối theo nội dung từng phần. Loa thì chọn theo không gian, trong nhà hay ngoài trời, để âm thanh phủ đều mà không dội.
Nếu bạn cần giải pháp hình ảnh đi kèm, có thể xem thêm các giải pháp LED mà chúng tôi đang triển khai.
Câu hỏi thường gặp
Thuê thiết bị sự kiện có bao gồm người vận hành không?
Với Hoàn Vũ thì có, vì thiết bị chỉ chạy tốt khi có người hiểu nó và hiểu chương trình. Bạn nên hỏi rõ điều này với bất kỳ bên cho thuê nào.
Có nên thuê thiết bị lẻ từ nhiều nơi không?
Có thể, nhưng việc kết nối giữa các hệ thống và phân trách nhiệm khi có sự cố sẽ khó hơn. Thuê trọn gói từ một đơn vị thường dễ phối hợp hơn.
Nên đặt thiết bị trước bao lâu?
Nên đặt sớm, nhất là mùa cuối năm và dịp lễ. Đặt sớm còn giúp có thời gian khảo sát và chạy thử kỹ hơn.
Kết luận
Thuê thiết bị sự kiện không khó nếu bạn đọc kỹ báo giá, kiểm tra thực tế và chọn đơn vị chịu chạy thử cùng bạn. Giá hợp lý là giá đi cùng thiết bị ổn định và người vận hành có trách nhiệm.
Nếu bạn đang chuẩn bị chương trình và cần tư vấn cấu hình, hãy liên hệ Hoàn Vũ hoặc gọi 0964 73 74 73 để chúng tôi khảo sát và gửi báo giá chi tiết.
Hoàn Vũ nhận trọn gói sân khấu, màn hình, ghi hình, livestream và bán vé.
