Một buổi sáng thứ hai, bạn gọi cho một công ty tổ chức sự kiện TPHCM để hỏi về tiệc tất niên. Người nghe máy hỏi lại số khách, ngày dự kiến, không khí bạn muốn có, rồi hẹn gửi phương án. Phía sau cuộc gọi đó là cả một chuỗi việc mà khách thường không nhìn thấy.
Hiểu nhân viên sự kiện làm gì sẽ giúp bạn phối hợp dễ hơn, đỡ mất thời gian qua lại. Hoàn Vũ kể lại những phần việc cơ bản của một nhân viên tổ chức sự kiện, theo đúng cách chúng tôi làm hằng ngày.
Công việc tại công ty tổ chức sự kiện TPHCM bắt đầu từ giao tiếp
Việc đầu tiên là nắm đúng nhu cầu của khách. Nhân viên cần nói chuyện rõ ràng, lắng nghe nhiều hơn nói, và ghi lại những gì khách mong đợi.
Có khách biết rất rõ mình muốn gì, có khách chỉ có một ý tưởng còn mơ hồ. Người làm nghề phải biết đặt câu hỏi để khách tự hình dung ra chương trình. Gặp khách khó tính, điều quan trọng là giữ bình tĩnh, không để cảm xúc cá nhân chen vào.
Những câu chúng tôi luôn hỏi ở buổi đầu
- Mục đích chương trình là gì, ai là khách mời chính.
- Số lượng khách dự kiến, thời gian, địa điểm mong muốn.
- Phần nào khách coi trọng nhất: sân khấu, văn nghệ, ẩm thực hay quà tặng.
- Ngân sách dự kiến, để đề xuất phương án sát thực tế.
Thoả thuận và báo giá dịch vụ
Khách không cần nghe vòng vo. Nhân viên nên đi thẳng vào điều khách quan tâm, rồi góp ý thêm từ kinh nghiệm của mình.
Trong quá trình thống nhất, sẽ có chỗ vướng về nội dung hoặc chi phí. Thay vì hứa hẹn chung chung, chúng tôi trình bày rõ từng hạng mục và lý do. Bảng báo giá minh bạch giúp khách tự cân đối, bỏ bớt hoặc thêm phần nào tuỳ ý.
| Hạng mục | Thường gồm | Ghi chú |
|---|---|---|
| Sân khấu, backdrop | Sàn, khung, in ấn, trang trí | Theo kích thước địa điểm |
| Âm thanh, ánh sáng, màn hình | Loa, đèn, màn hình LED, kỹ thuật viên | Theo quy mô và kịch bản |
| Nhân sự chương trình | MC, tiết mục văn nghệ, lễ tân | Theo tính chất sự kiện |
| Hậu cần | Vận chuyển, lắp dựng, dọn dẹp | Theo thời gian và vị trí |
Lên chương trình và kịch bản sự kiện
Khi hợp đồng đã thống nhất, người phụ trách sẽ họp nhóm để lên kịch bản chi tiết. Việc gồm chọn MC phù hợp, chốt địa điểm, lịch dựng và giờ chạy thử.
Mục tiêu chương trình phải rõ ràng, đi kèm là ngân sách vừa đủ cho từng hoạt động. Với sự kiện ngoài trời, còn phải có phương án thời tiết.
- Chốt kịch bản tổng và kịch bản kỹ thuật.
- Lập lịch dựng, lịch tổng duyệt.
- Phân công người phụ trách từng khu vực.
- Chạy thử, sửa lỗi trước giờ đón khách.
Ngày diễn ra sự kiện và sau đó
Ngày diễn, nhân viên sự kiện gần như không ngồi yên. Người ở bàn đón khách, người đứng cạnh sân khấu nhắc giờ, người theo dõi kỹ thuật.
Sau chương trình, việc chưa dừng lại. Chúng tôi thu dọn, bàn giao mặt bằng, gửi ảnh và tổng kết với khách để lần sau làm tốt hơn. Bạn có thể xem thêm các mảng việc chúng tôi nhận tại mục tổ chức sự kiện.
Câu hỏi thường gặp
Làm việc với công ty tổ chức sự kiện TPHCM cần chuẩn bị gì trước?
Bạn nên có mục đích chương trình, số khách, thời gian và ngân sách dự kiến. Có những thông tin này, phương án gửi về sẽ sát hơn.
Bao lâu thì nhận được phương án và báo giá?
Tuỳ quy mô chương trình và việc có cần khảo sát địa điểm hay không. Chương trình càng lớn thì càng nên liên hệ sớm.
Có thể thay đổi kịch bản sau khi đã ký hợp đồng không?
Có thể, nhưng nên báo sớm để ê kíp điều chỉnh thiết bị và nhân sự. Thay đổi sát ngày dễ phát sinh chi phí và rủi ro.
Kết luận
Nhân viên của một công ty tổ chức sự kiện TPHCM làm nhiều hơn những gì bạn thấy trong ngày diễn. Từ cuộc gọi đầu tiên, bảng báo giá đến kịch bản chi tiết, mỗi bước đều cần người hiểu việc và chịu trách nhiệm.
Nếu bạn đang chuẩn bị một chương trình, hãy liên hệ Hoàn Vũ hoặc gọi 0964 73 74 73 để chúng tôi cùng lên phương án.
Hoàn Vũ nhận trọn gói sân khấu, màn hình, ghi hình, livestream và bán vé.
