Còn mười lăm phút nữa là đón khách, người phụ trách gọi điện liên tục mà nhóm PG vẫn chưa tới. Đến nơi thì trang phục khác với thống nhất, nội dung giới thiệu sản phẩm chưa ai đọc. Những lúc như vậy, ban tổ chức mới thấy thuê người mẫu PG, diễn viên không chỉ có mặt lợi.
Người mẫu PG, diễn viên giúp sự kiện thêm sức hút. Nhưng đi cùng lợi ích là một số rủi ro nếu không chuẩn bị kỹ. Bài viết này nói thẳng về những mặt trái chúng tôi từng gặp và cách hạn chế.
Thiếu sự chuẩn bị trước sự kiện
Khi thuê người mẫu PG, diễn viên, ban tổ chức thường gửi kịch bản, thông tin sản phẩm và các tài liệu liên quan. Thực tế, không ít người xem qua loa hoặc chưa kịp xem trước khi đến.
Lý do có thể là lịch làm việc dày, hoặc quá tự tin vào kinh nghiệm. Hậu quả là trả lời khách sai thông tin, lúng túng khi được mời lên sân khấu, xuất hiện không đúng lúc. Với sự kiện ra mắt sản phẩm, đây là rủi ro đáng ngại.
Cách hạn chế:
- Gửi tài liệu sớm, ngắn gọn, chỉ giữ những gì thật sự cần nhớ.
- Tổ chức buổi brief trực tiếp trước giờ đón khách.
- Kiểm tra nhanh bằng vài câu hỏi khách hay đặt ra.
Chuyện giờ giấc và tác phong
Đến trễ là rắc rối hay gặp nhất khi thuê người mẫu PG, diễn viên. Chỉ một người trễ cũng có thể làm lệch cả phần đón khách hoặc phần nghi thức.
Một chuyện khác là bất đồng về trang phục, trang điểm. Ví dụ sự kiện cần áo dài để hợp không khí trang trọng, nhưng người được thuê lại muốn trang phục khác theo phong cách riêng. Nếu không thống nhất từ đầu, đến ngày sự kiện sẽ rất khó xử.
Tình huống bất ngờ tại sự kiện
Con người không phải máy móc. Có hôm tâm trạng không tốt, người mẫu PG, diễn viên có thể thiếu kiên nhẫn với khách, hoặc biểu cảm cứng khi chụp ảnh cùng sản phẩm. Những chuyện nhỏ này lại dễ được khách để ý và nhớ lâu.
Ngoài ra còn có những việc ngoài ý muốn như ốm đột xuất, kẹt xe, lịch trình trùng. Sự kiện càng phụ thuộc vào một người, rủi ro càng lớn.
Cách hạn chế mặt trái khi thuê người mẫu PG, diễn viên
| Rủi ro | Dấu hiệu | Cách phòng tránh |
|---|---|---|
| Thiếu chuẩn bị | Trả lời sai, lúng túng | Brief trực tiếp, tài liệu ngắn gọn |
| Trễ giờ | Chưa có mặt khi đón khách | Hẹn sớm hơn giờ đón khách, có người điều phối |
| Bất đồng trang phục | Trang phục khác thống nhất | Ghi rõ trong hợp đồng, duyệt ảnh trước |
| Tình huống bất ngờ | Thái độ, vắng mặt đột xuất | Có người dự phòng, người phụ trách tại chỗ |
Làm việc qua đơn vị có kinh nghiệm tổ chức sự kiện giúp bạn có sẵn quy trình này. Người điều phối sẽ theo sát nhóm PG, khách mời từ lúc đến đến lúc kết thúc, và có người thay thế khi cần.
Câu hỏi thường gặp
Làm sao để PG nắm thông tin sản phẩm nhanh?
Chuẩn bị một trang tóm tắt các ý chính và những câu hỏi thường gặp. Kết hợp buổi brief ngắn trước giờ đón khách để PG hỏi lại chỗ chưa rõ.
Nên xử lý thế nào nếu PG hoặc diễn viên đến trễ?
Luôn hẹn sớm hơn giờ đón khách và có người dự phòng cho vị trí quan trọng. Người điều phối sẽ sắp xếp lại vị trí tạm thời để chương trình không bị gián đoạn.
Thuê qua đơn vị tổ chức có lợi gì hơn thuê trực tiếp?
Đơn vị tổ chức có người điều phối, quy trình brief và phương án dự phòng. Bạn chỉ cần làm việc với một đầu mối thay vì từng cá nhân.
Kết luận
Người mẫu PG, diễn viên vẫn là gia vị quan trọng của sự kiện, nhưng cần được chuẩn bị và điều phối kỹ để tránh những mặt trái không mong muốn. Thống nhất rõ ràng, brief đầy đủ và luôn có phương án dự phòng là ba việc nên làm. Nếu bạn cần đội ngũ PG và khách mời được điều phối chu đáo, hãy liên hệ Hoàn Vũ.
Hoàn Vũ nhận trọn gói sân khấu, màn hình, ghi hình, livestream và bán vé.
