Có lần chúng tôi nhận cuộc gọi lúc gần nửa đêm từ một ban tổ chức: sân khấu thuê của nơi khác đã dựng xong nhưng thấp hơn bản vẽ, sàn rung khi người đi lên. Sáng hôm sau là khai mạc. Những chuyện như vậy hầu như đều bắt nguồn từ khâu chuẩn bị khi thuê sân khấu lắp ráp chứ không phải từ ngày thi công.
Hiện nay tìm đơn vị cho thuê sân khấu sự kiện không khó. Khó là chọn đúng chỗ làm được việc. Dưới đây là kinh nghiệm Hoàn Vũ rút ra sau nhiều năm dựng sân khấu cho hội nghị, lễ hội và chương trình ca nhạc.
Lên ý tưởng chương trình trước khi thuê sân khấu lắp ráp
Bạn nên có kịch bản sơ bộ trước khi gọi bên cho thuê. Kịch bản cho biết chương trình có bao nhiêu tiết mục, bao nhiêu người trên sân khấu cùng lúc, có màn hình LED hay không, có nhảy múa hay chỉ phát biểu.
Từ đó mới chọn được hình dạng sân khấu. Ngoài dạng chữ nhật quen thuộc còn có dạng chữ T có sàn catwalk, dạng chữ U, bán nguyệt hoặc ghép nhiều tầng.
Những thông tin nên chuẩn bị sẵn:
- Địa điểm tổ chức, trong nhà hay ngoài trời, mặt nền là gạch, cỏ hay đất.
- Số khách dự kiến và khoảng cách từ hàng ghế cuối đến sân khấu.
- Các hạng mục đi kèm như mái che, màn hình, âm thanh ánh sáng.
- Thời gian được phép vào dựng và giờ phải tháo dọn.
Sân khấu lắp ráp có lợi thế là linh động, ghép được nhiều kích thước. Nhưng linh động đến đâu cũng cần một bản vẽ rõ ràng để hai bên cùng hiểu.
Chọn đơn vị có kinh nghiệm và ê kíp thật
Đơn vị cho thuê tốt không chỉ có sàn và khung. Họ phải có người khảo sát, người tính tải trọng, ê kíp dựng và người trực trong suốt chương trình.
Bạn có thể đánh giá một đơn vị qua vài câu hỏi đơn giản. Họ đã làm sự kiện nào tương tự chưa, có ảnh thi công thật không. Họ có đề xuất phương án khi mặt bằng có vấn đề không. Ai là người chịu trách nhiệm kỹ thuật tại hiện trường.
Hoàn Vũ làm nghề quảng cáo từ năm 2001 và có ê kíp riêng cho sân khấu, màn hình LED, âm thanh ánh sáng. Việc tự làm nhiều hạng mục giúp chúng tôi phối hợp gọn hơn khi dựng cùng lúc trên một mặt bằng. Bạn có thể xem thêm dịch vụ tổ chức sự kiện của chúng tôi.
Thoả thuận rõ ràng trong hợp đồng
Sau khi chọn được đơn vị, bạn nên xem thiết bị thực tế hoặc ảnh chụp gần nhất của sàn, khung. Tiếp theo là hợp đồng. Hợp đồng càng rõ thì ngày thi công càng ít tranh cãi.
| Điều khoản | Nên ghi rõ |
|---|---|
| Kích thước, chiều cao sàn | Theo bản vẽ đính kèm |
| Vận chuyển | Ai chịu, xe vào giờ nào |
| Tháo lắp | Số người, thời gian dựng và tháo |
| Trực kỹ thuật | Có người trực suốt chương trình không |
| Hạng mục đi kèm | Thảm, váy sân khấu, bậc lên xuống, mái che |
| Phát sinh | Cách tính khi thay đổi thiết kế |
Kiểm tra trước giờ diễn
Ngày dựng xong, bạn nên đi một vòng cùng kỹ thuật. Bước lên sàn ở nhiều vị trí, xem mép sàn, bậc lên xuống, lan can nếu có. Với sân khấu ngoài trời, hỏi thêm về phương án khi mưa gió.
Đây cũng là lúc chạy thử cùng âm thanh, ánh sáng và màn hình. Phát hiện lỗi trước vài tiếng vẫn tốt hơn phát hiện khi khách đã ngồi kín.
Câu hỏi thường gặp
Thuê sân khấu lắp ráp cần chuẩn bị gì trước?
Bạn nên có kịch bản sơ bộ, địa điểm, số khách và các hạng mục đi kèm. Có những thông tin này, bên cho thuê mới đề xuất đúng kích thước và phương án.
Sân khấu lắp ráp dựng mất bao lâu?
Thời gian dựng tuỳ kích thước, địa điểm và hạng mục đi kèm. Bên thi công sẽ tính cụ thể sau khi khảo sát mặt bằng.
Có cần người trực kỹ thuật trong chương trình không?
Nên có. Người trực xử lý kịp thời những việc như sàn lỏng, bậc lệch hay sự cố với thiết bị gắn trên sân khấu.
Kết luận
Thuê sân khấu lắp ráp suôn sẻ khi bạn chuẩn bị ý tưởng trước, chọn đơn vị có ê kíp thật và ghi rõ mọi điều khoản. Nếu bạn cần khảo sát và tư vấn phương án sân khấu cho chương trình sắp tới, hãy liên hệ Hoàn Vũ hoặc gọi 0964 73 74 73.
Hoàn Vũ nhận trọn gói sân khấu, màn hình, ghi hình, livestream và bán vé.
