Sáu giờ sáng, công trường còn lấm tấm sương, ê kíp của chúng tôi đã dựng xong nhà bạt và chạy thử loa. Hai tiếng sau, đại biểu đến, mọi thứ phải sẵn sàng. Lễ động thổ tưởng đơn giản, nhưng tổ chức trên nền đất trống, ngoài trời, lại đông khách quan trọng, nên cần một quy trình tổ chức lễ động thổ rõ ràng.
Hoàn Vũ chia sẻ quy trình và kịch bản chúng tôi vẫn áp dụng, để bạn hình dung các bước và chuẩn bị đầy đủ cho buổi lễ khởi đầu công trình.
Chuẩn bị và đón tiếp khách mời
Địa điểm lễ động thổ gần như luôn là nơi sẽ thi công công trình. Vì vậy, việc đầu tiên là khảo sát mặt bằng: đường vào, chỗ đỗ xe, nguồn điện, hướng nắng.
Tuỳ vị trí công trình, bạn cần tính thời gian di chuyển của khách để hẹn giờ hợp lý. Công trường ở ngoại thành nên có hướng dẫn đường, biển chỉ dẫn từ đường chính.
Khi đón khách, chúng tôi thường chia lễ tân thành các nhóm:
- Nhóm đón khách ở cổng và hướng dẫn chỗ đỗ xe.
- Nhóm ở bàn tiếp tân, ký sổ và cài hoa cho khách.
- Nhóm hướng dẫn khách vào đúng vị trí ngồi.
- Nhóm riêng đón đại biểu, khách VIP nếu chủ đầu tư yêu cầu.
Khai mạc buổi lễ
Đây là lúc MC thể hiện vai trò của mình. MC mời khách ổn định chỗ ngồi, giới thiệu chương trình và tuyên bố lý do.
Trước phần nội dung chính, nhiều buổi lễ có một tiết mục mở màn để tạo không khí. Múa trống là lựa chọn quen thuộc vì âm thanh mạnh, hợp với không gian ngoài trời và mang ý nghĩa khởi đầu thuận lợi.
Nội dung chính trong quy trình tổ chức lễ động thổ
Phần nghi thức thường đi theo trình tự sau:
- MC giới thiệu đại biểu, khách mời.
- Trình chiếu video giới thiệu chủ đầu tư, nhà thầu và ý nghĩa của dự án.
- Đại diện lãnh đạo các đơn vị phát biểu.
- MC mời đại biểu ra khu vực nghi thức động thổ.
- Đại biểu xúc đất, bấm hiệu lệnh khởi công, nhạc nổi lên.
- Chụp ảnh lưu niệm và kết thúc buổi lễ.
| Hạng mục | Cần chuẩn bị | Lưu ý |
|---|---|---|
| Sân khấu, nhà bạt | Sân khấu, backdrop, mái che | Chịu được gió, chắc chắn trên nền đất |
| Âm thanh, màn hình | Loa, micro, màn hình trình chiếu | Chạy thử trước giờ đón khách |
| Khu động thổ | Luống cát, xẻng, mũ bảo hộ, găng tay | Bố trí gần sân khấu để máy quay dễ ghi hình |
| Nhân sự | MC, lễ tân, kỹ thuật, an ninh | Phân công rõ từng khu vực |
| Hậu cần | Nước uống, khu chờ, nhà vệ sinh | Tính theo số khách thực tế |
Kinh nghiệm để lễ động thổ suôn sẻ
Ngoài trời thì thời tiết là ẩn số lớn nhất. Chúng tôi luôn có phương án che mưa, che nắng và chống gió cho sân khấu, không để đến sát ngày mới tính.
Bạn có thể bố trí đội nhạc, kèn hoặc trống dọc lối vào để tạo không khí khi khách đến. Một khu chờ nhỏ với trà, bánh nhẹ cũng giúp khách dễ chịu trong lúc đợi chương trình bắt đầu.
Cuối cùng, hãy tổng duyệt một lần ngay tại công trường. Lối đi của đại biểu từ ghế ngồi ra khu động thổ, vị trí máy quay, thời điểm nổi nhạc đều cần khớp nhau. Nếu giao cho đơn vị tổ chức sự kiện, bạn nên yêu cầu có kịch bản chi tiết theo từng phút và phương án dự phòng.
Câu hỏi thường gặp
Lễ động thổ và lễ khởi công có khác nhau không?
Hai tên gọi thường được dùng thay cho nhau. Cả hai đều đánh dấu thời điểm bắt đầu thi công một công trình.
Nên chuẩn bị lễ động thổ trước bao lâu?
Nên bắt đầu ngay khi chốt ngày, để kịp khảo sát mặt bằng, gửi thư mời và chuẩn bị sân khấu, nhà bạt.
Lễ động thổ gặp mưa thì xử lý thế nào?
Cần có nhà bạt đủ rộng che cả khu ghế và khu động thổ, cùng lối đi có mái che hoặc ô cho đại biểu.
Kết luận
Quy trình tổ chức lễ động thổ gồm chuẩn bị đón khách, khai mạc, nghi thức chính và các chi tiết hậu cần. Làm kỹ từng bước thì buổi lễ sẽ trang trọng, đúng giờ và tạo khởi đầu thuận lợi cho công trình.
Nếu bạn sắp tổ chức lễ động thổ và cần một ê kíp lo trọn sân khấu, âm thanh, nhân sự, hãy liên hệ Hoàn Vũ hoặc gọi 0964 73 74 73.
Hoàn Vũ nhận trọn gói sân khấu, màn hình, ghi hình, livestream và bán vé.
