Năm phút trước giờ khai mạc, laptop trình chiếu không nhận được màn hình, MC phải kéo dài lời chào. Khách không biết, nhưng cả ê kíp phía sau thì toát mồ hôi. Thiết bị sự kiện là người hùng thầm lặng: chẳng ai để ý khi nó chạy tốt, nhưng chỉ một trục trặc là cả chương trình bị ảnh hưởng. Vì vậy, quản lý thiết bị sự kiện là việc chúng tôi luôn làm kỹ nhất.
Dưới đây là 8 tips Hoàn Vũ đúc kết sau nhiều năm cho thuê và vận hành âm thanh, ánh sáng, màn hình cho các chương trình lớn nhỏ.
Tip 1: khảo sát kỹ địa điểm trước khi lên thiết bị
Hãy nắm rõ địa điểm tổ chức: có bao nhiêu nguồn điện, đặt ở đâu, công suất bao nhiêu. Khu vực nào sóng wifi yếu, cửa ra vào rộng bao nhiêu, xe tải có vào được không.
Nhiều tình huống khó xử đến từ những chi tiết nhỏ: laptop không vào được mạng, cabinet màn hình không lọt qua cửa, sân khấu không có chỗ đi dây. Khảo sát trước giúp bạn tránh gần như toàn bộ những chuyện này.
Tip 2 và 3: quản lý thiết bị sự kiện bằng danh sách và dự phòng
Lên danh sách giúp bạn biết chính xác cần bao nhiêu micro, bao nhiêu loa, bao nhiêu bàn ghế cho số khách dự kiến. Danh sách này cũng là căn cứ để kiểm kê, bàn giao sau khi sự kiện kết thúc.
Song song với danh sách chính, hãy lập danh sách dự phòng. Không ai đảm bảo được mọi thiết bị chạy trơn tru suốt chương trình. Có sẵn phương án thay thế thì khi sự cố xảy ra, ê kíp xoay xở được ngay mà không làm chậm tiến độ.
| Nhóm thiết bị | Cần có | Dự phòng nên có |
|---|---|---|
| Âm thanh | Loa, mixer, micro không dây | Micro có dây, pin dự phòng |
| Hình ảnh | Màn hình LED, bộ xử lý, laptop | Laptop thứ hai, cáp tín hiệu dư |
| Ánh sáng | Đèn sân khấu, bàn điều khiển | Đèn thay thế cho vị trí quan trọng |
| Điện | Tủ điện, dây nguồn | Máy phát điện với sự kiện ngoài trời |
| Hậu cần | Bàn ghế, bục phát biểu | Ghế dư cho khách đến thêm |
Tip 4 và 5: chuẩn bị sớm và chạy thử chương trình
Có danh sách rồi, việc quan trọng hơn là biến nó thành thiết bị có mặt thật tại địa điểm. Đặt thuê sớm giúp bạn tránh cảnh đơn vị cho thuê đã hết loại thiết bị mình cần vào mùa cao điểm.
Bạn muốn phát hiện trục trặc lúc nào: năm phút trước khi MC mời đại biểu phát biểu, hay một ngày trước chương trình. Câu trả lời ai cũng biết. Buổi chạy thử càng phát hiện nhiều lỗi thì ngày chính càng suôn sẻ.
Tip 6 đến 8: người vận hành, trách nhiệm và thiết bị phù hợp
Tip 6: hiểu cách dùng thiết bị. Dù có kỹ thuật viên đi kèm, người phụ trách chương trình vẫn nên biết vài thao tác cơ bản như đổi micro, chuyển slide, tăng giảm âm lượng. Kỹ thuật viên có thể phải rời vị trí một lúc, và vài giây xử lý kịp thời rất đáng giá.
Tip 7: giao trách nhiệm rõ ràng. Mỗi khu vực, mỗi nhóm thiết bị cần có người phụ trách cụ thể. Khi có hỏng hóc hay thất lạc, sẽ biết ngay ai theo dõi, ai xử lý.
Tip 8: dùng thiết bị hợp quy mô. Thiết bị cũ, kém ổn định dễ gây sự cố và làm giảm hình ảnh của doanh nghiệp. Chọn thiết bị đúng quy mô và được bảo trì tốt, bạn sẽ yên tâm hơn nhiều.
Nếu cần màn hình LED cho sân khấu, bạn có thể tham khảo các giải pháp LED mà chúng tôi đang cung cấp.
Câu hỏi thường gặp
Nên chạy thử thiết bị sự kiện trước bao lâu?
Tốt nhất là lắp đặt và chạy thử từ hôm trước. Với sự kiện nhỏ, ít nhất cũng cần vài giờ trước khi đón khách.
Thuê thiết bị có cần kỹ thuật viên đi kèm không?
Nên có, nhất là với màn hình LED, âm thanh và ánh sáng. Kỹ thuật viên xử lý sự cố nhanh hơn nhiều so với người không chuyên.
Làm sao tránh thất lạc thiết bị sau sự kiện?
Hãy kiểm kê theo danh sách khi nhận và khi trả, đồng thời giao người phụ trách cho từng khu vực.
Kết luận
Quản lý thiết bị sự kiện tốt bắt đầu từ khảo sát, danh sách, dự phòng và chạy thử. Làm đủ 8 tips trên, bạn sẽ giảm đáng kể rủi ro trong ngày diễn ra chương trình.
Nếu bạn cần thuê âm thanh, ánh sáng, màn hình kèm ê kíp vận hành, hãy liên hệ Hoàn Vũ hoặc gọi 0964 73 74 73.
Hoàn Vũ nhận trọn gói sân khấu, màn hình, ghi hình, livestream và bán vé.
