Trước mỗi hội nghị, câu đầu tiên chúng tôi hỏi ban tổ chức không phải là "bao nhiêu khách" mà là "khách sẽ làm gì trong phòng". Nghe báo cáo, thảo luận nhóm hay ghi chép học tập, mỗi mục đích cần một cách bố trí bàn ghế sự kiện khác nhau. Xếp sai kiểu, phòng rộng vẫn thấy chật, người ngồi vẫn khó theo dõi.
Hội nghị đòi hỏi sự nghiêm túc hơn các chương trình giải trí. Bàn ghế vừa phải gọn đẹp, vừa hợp diện tích phòng. Dưới đây là 4 cách sắp xếp chúng tôi dùng nhiều nhất.
Kiểu hội nghị (Conference)
Đây là cách xếp truyền thống cho các cuộc họp quan trọng như họp hội đồng quản trị, họp phòng ban, họp lên kế hoạch. Bàn được ghép thành hình chữ nhật, hình tròn hoặc hình vuông rỗng ở giữa. Người chủ trì ngồi ở vị trí trung tâm.
Kiểu này hợp với nhóm nhỏ và vừa, cần trao đổi qua lại. Khi số người tăng lên, bàn kéo dài quá thì người ngồi hai đầu khó nghe nhau, lúc đó nên cân nhắc thêm micro bàn.
Kiểu nhà hát và kiểu lớp học
Kiểu nhà hát (Theatre)
Ghế xếp thành hàng ngang, hướng về sân khấu chính giống trong nhà hát hay rạp chiếu phim. Thường không có bàn, hoặc chỉ có bàn cho hàng khách mời đầu.
Kiểu nhà hát chứa được nhiều người nhất trên cùng một diện tích. Nó hợp với hội nghị công bố thông tin, lễ ra mắt, hội thảo có diễn giả trình bày.
Kiểu lớp học (Classroom)
Bàn xếp thành hàng giống lớp học, người ngồi quay cùng một hướng và có mặt bàn để ghi chép, đặt máy tính. Kiểu này hợp với hội nghị học thuật, tập huấn, đào tạo.
Một lưu ý nhỏ: khoảng cách giữa các hàng bàn nên để khoảng 50 đến 60 cm trở lên để người ngồi ra vào thoải mái. Xếp quá sát trông thì nhiều chỗ, nhưng khách đi lại khó và dễ va chạm.
Kiểu xếp chữ U, chữ O
Với hội nghị cần tương tác, bàn có thể ghép thành chữ U hoặc chữ O để tận dụng khoảng trống. Mỗi kiểu có ưu nhược riêng:
| Kiểu | Ưu điểm | Hạn chế |
|---|---|---|
| Chữ U | Đặt thêm được hàng ghế phía sau, phía đầu mở để trình chiếu | Người ngồi hai đầu xa màn hình |
| Chữ O | Mọi người nhìn thấy nhau, dễ thảo luận | Tốn diện tích, hợp ít người |
Kiểu chữ U hay dùng cho họp có người trình bày. Kiểu chữ O hợp cho bàn tròn thảo luận, ký kết.
Chọn cách bố trí bàn ghế sự kiện theo mục đích
Nếu vẫn phân vân, bạn có thể chọn nhanh theo nguyên tắc sau:
- Cần nhiều chỗ, chủ yếu nghe: kiểu nhà hát.
- Cần ghi chép, học tập: kiểu lớp học.
- Cần thảo luận, ít người: kiểu hội nghị hoặc chữ O.
- Vừa trình bày vừa trao đổi: kiểu chữ U.
Khi thuê bàn ghế sự kiện, bạn nên gửi sơ đồ phòng cho bên cho thuê để tính số lượng. Chúng tôi thường đi khảo sát cùng lúc với phần âm thanh, màn hình để bố trí đồng bộ. Bạn có thể xem thêm dịch vụ tổ chức sự kiện của Hoàn Vũ.
Câu hỏi thường gặp
Kiểu bố trí nào chứa được nhiều người nhất?
Kiểu nhà hát chứa nhiều người nhất trên cùng diện tích vì chủ yếu chỉ xếp ghế. Nó hợp với hội nghị nghe trình bày.
Khoảng cách giữa các hàng bàn kiểu lớp học bao nhiêu là vừa?
Nên để khoảng 50 đến 60 cm trở lên để người ngồi ra vào dễ dàng. Phòng rộng thì có thể để thoáng hơn.
Thuê bàn ghế sự kiện hội nghị có kèm khăn và váy bàn không?
Thường có, nhưng bạn nên hỏi rõ màu sắc và số lượng khi đặt. Chi phí tuỳ quy mô và thời điểm, báo giá theo khảo sát.
Kết luận
Bố trí bàn ghế sự kiện hội nghị nên bắt đầu từ mục đích của buổi họp, rồi mới tính số người và diện tích. Chọn đúng kiểu, hội nghị sẽ gọn gàng và dễ theo dõi hơn nhiều. Nếu bạn cần tư vấn sắp xếp phòng và thiết bị đi kèm, hãy liên hệ Hoàn Vũ hoặc gọi 0964 73 74 73.
Hoàn Vũ nhận trọn gói sân khấu, màn hình, ghi hình, livestream và bán vé.
