Ba tuần trước ngày khai trương, một khách hàng gọi cho chúng tôi và nói mọi thứ vẫn chưa có gì, chỉ có ngày đẹp đã chọn. Chúng tôi vẫn làm kịp, nhưng nếu được chuẩn bị sớm hơn, buổi lễ đã có thể đông khách hơn nhiều. Ai cũng mong lễ khai trương công ty suôn sẻ, vì đầu xuôi thì đuôi mới lọt.
Hoàn Vũ tóm gọn cách tổ chức lễ khai trương thành 4 bước, dựa trên những buổi lễ chúng tôi đã làm cùng khách hàng.
Bước 1: chọn hình thức lễ khai trương công ty và ngân sách
Giữa hàng trăm việc để đưa doanh nghiệp vào hoạt động, bạn có thể coi khai trương là chi tiết nhỏ. Thật ra, một buổi khai trương được lên kế hoạch tốt là phần quan trọng trong kế hoạch tiếp thị. Đó là dịp đưa khách hàng, đối tác bước qua cửa công ty lần đầu tiên.
Điều này không có nghĩa là phải chi thật nhiều. Bạn chỉ cần xác định rõ buổi lễ cần gì, quy mô ra sao, rồi từ đó lập ngân sách.
Có nhiều hình thức: lễ cắt băng trang trọng, tiệc nhẹ tại văn phòng, hay một buổi mở cửa đón khách với quà tặng và giới thiệu sản phẩm. Doanh nghiệp nhỏ có thể mời hàng xóm, bạn bè, nhà cung cấp và báo chí địa phương đến chung vui.
Hãy liệt kê mọi khoản chi: thiệp mời, trang trí, âm thanh, đồ ăn, quà tặng. Khi đã có bảng chi tiết, bạn sẽ biết cần giữ nguyên hay cắt bớt hạng mục nào.
Bước 2: dành đủ thời gian chuẩn bị
Hãy cho mình đủ thời gian để in và gửi thư mời, mời được nhiều khách nhất có thể. Sự kiện càng lớn, thời gian chuẩn bị càng cần dài.
Phân công ai phụ trách việc gì và hạn chót khi nào. Theo dõi tiến độ và chi tiêu, kiểm tra định kỳ để mọi việc nằm trong tầm kiểm soát. Nhân sự vận hành công ty cũng nên sẵn sàng trước ngày khai trương, không để đến sát ngày mới tuyển.
| Hạng mục | Việc cần làm | Ghi chú |
|---|---|---|
| Khách mời | Lập danh sách, gửi thư mời, gọi xác nhận | Gửi sớm cho đối tác quan trọng |
| Thủ tục | Thông báo treo băng rôn, bảng hiệu | Hỏi cơ quan quản lý địa phương |
| Sân khấu, trang trí | Backdrop, cổng hoa, âm thanh, màn hình | Khảo sát mặt bằng trước |
| Chương trình | Kịch bản, MC, tiết mục văn nghệ | Tổng duyệt hôm trước |
| Quà tặng, ấn phẩm | Tờ rơi, danh thiếp, quà cho khách | Gắn nhận diện thương hiệu |
Bước 3: biết bạn muốn tiếp cận ai
Khai trương không chỉ hướng đến khách hàng, mà còn là dịp gây dựng quan hệ với nhà cung cấp, đối tác và cộng đồng xung quanh.
Truyền thông là phần quan trọng không kém chương trình. Vài tuần trước sự kiện, hãy liên hệ báo chí, trang tin địa phương và chuẩn bị nội dung cho mạng xã hội của công ty. Nếu có lễ cắt băng với khách mời danh dự, đừng quên mời phóng viên và chuẩn bị sẵn thông cáo báo chí.
Bước 4: giữ kỳ vọng hợp lý sau ngày khai trương
Một buổi khai trương tốt giúp doanh nghiệp khởi đầu thuận lợi, nhưng tiếp thị là việc phải làm liên tục. Sau ngày lễ, bạn có thể duy trì bằng những cách tốn ít chi phí:
- Đồng phục, mũ, túi có nhận diện thương hiệu.
- Bảng hiệu rõ ràng, dễ nhìn từ đường.
- Tờ rơi, danh thiếp, tài liệu giới thiệu.
- Mẫu dùng thử hoặc phiếu ưu đãi cho khách đầu tiên.
- Nhờ bạn bè, khách quen giới thiệu.
- Cập nhật website, trang mạng xã hội và bản đồ trực tuyến.
Nếu cần một ê kíp lo trọn sân khấu, âm thanh và kịch bản, bạn có thể tham khảo dịch vụ tổ chức sự kiện của chúng tôi.
Câu hỏi thường gặp
Nên chuẩn bị lễ khai trương công ty trước bao lâu?
Càng sớm càng tốt. Với sự kiện có nhiều khách mời và báo chí, bạn nên bắt đầu ngay khi chốt được ngày.
Lễ khai trương công ty nhỏ có cần thuê đơn vị tổ chức không?
Không bắt buộc. Tuy vậy, thuê trọn gói giúp bạn tập trung tiếp khách thay vì lo từng hạng mục kỹ thuật.
Chi phí tổ chức lễ khai trương khoảng bao nhiêu?
Chi phí tuỳ quy mô, hình thức và thời điểm. Bạn nên có buổi khảo sát để nhận báo giá sát với thực tế.
Kết luận
Tổ chức lễ khai trương công ty sẽ nhẹ nhàng hơn khi bạn đi đúng 4 bước: chọn hình thức và ngân sách, chuẩn bị đủ thời gian, xác định người cần tiếp cận và giữ kỳ vọng hợp lý. Buổi lễ là sự kiện xã hội đầu tiên của công ty, hãy để khách mời mang về ấn tượng tốt.
Nếu bạn cần ý tưởng và ê kíp cho buổi khai trương, hãy liên hệ Hoàn Vũ hoặc gọi 0964 73 74 73.
Hoàn Vũ nhận trọn gói sân khấu, màn hình, ghi hình, livestream và bán vé.
